Seis perguntas a fazer antes de alguém enviar e-mails em teu nome

Um restaurante enviou-nos há pouco seis perguntas antes de decidir se deixava a Leadralia escrever a outras empresas em seu nome. Eram exatamente as perguntas certas. Quem se oferece para enviar e-mails em teu nome deve conseguir responder a cada uma delas com clareza, e por escrito.

Aqui estão as respostas que demos, para quem está perante a mesma decisão. Descrevem como a Leadralia funciona hoje, sobretudo nas nossas encomendas "Nós fazemos por si": tu aprovas o e-mail, nós tratamos da pesquisa e do envio. Quando a resposta honesta é "depende", dizemo-lo.

Este artigo é informação geral, não aconselhamento jurídico. A campanha continua a ser tua: sai em teu nome, com o texto que aprovaste, e continuas a ser responsável por ela. Para o enquadramento legal, lê o nosso guia sobre e-mail a frio B2B e o RGPD.

1. Os e-mails cumprem o RGPD e as regras de marketing por e-mail?

Aplicam-se dois conjuntos de regras, e ajuda mantê-los separados. O RGPD decide se os contactos de empresas podem ser recolhidos e usados. As regras nacionais de marketing por e-mail decidem se uma mensagem concreta pode ser enviada. O segundo conjunto muda de país para país, e por isso a pergunta 2 tem uma secção própria.

Do lado do RGPD, é isto que a Leadralia faz:

• Só dados empresariais públicos. Os registos vêm do que as empresas publicam sobre si mesmas: a sua ficha pública no mapa e o seu próprio site. Nada de listas compradas nem de intermediários de dados, e nunca revendemos os dados.
• Uma base jurídica declarada. Os dados de leads empresariais são tratados com base no interesse legítimo, como explica a nossa declaração de privacidade, e qualquer pessoa pode opor-se a qualquer momento.
• Papéis claros. Na tua campanha és tu o responsável pelo tratamento e a Leadralia é o teu subcontratante, que age segundo as tuas instruções. Os clientes empresariais podem pedir um acordo de tratamento de dados.
• Transparência na própria mensagem. Cada e-mail de campanha indica que os dados da empresa provêm de fontes públicas online, e explica ao leitor como dizer que não.
• Direitos que funcionam sem nós. Qualquer pessoa pode pedir acesso, retificação, apagamento ou opor-se na nossa página de direitos sobre os dados, sem conta.
• Dados na UE sempre que possível. A nossa base de dados está alojada na UE e os e-mails de campanha saem por uma região da UE.

O que nenhuma ferramenta consegue fazer é julgar a tua campanha por ti. Se é lícita depende também do que ofereces, a quem e em que país. Os nossos termos dizem-no sem rodeios: precisas de uma base jurídica válida para as empresas que contactas, e respeitas cada pedido de saída.

Em resumo. A Leadralia garante que a ferramenta faz a sua parte: a fonte, o aviso, a saída e os direitos sobre os dados. A mensagem, o público e a responsabilidade por ambos ficam contigo.

2. Podem escrever a empresas que nunca deram consentimento?

Depende do país, e não vamos fingir o contrário. O nosso guia sobre o RGPD percorre as regras país a país. Três exemplos:

• A Alemanha exige consentimento prévio para publicidade por e-mail, também para destinatários empresariais.
• Os Países Baixos tomam também o consentimento como ponto de partida para mensagens a empresas, com exceções estreitas.
• A França aceita e-mail para um endereço profissional quando a mensagem tem a ver com o trabalho do destinatário e cada envio oferece uma forma gratuita de oposição.

Uma encomenda "Nós fazemos por si" aplica uma regra por país antes de enviar o que quer que seja:

• A Alemanha é recusada. O formulário da encomenda para antes do pagamento. Faz o mesmo com outros países onde a lei exige consentimento prévio, ou um passo que ainda não oferecemos, e com qualquer país que ainda não tenhamos analisado.
• Nos Países Baixos e na Bélgica uma encomenda só escreve para o endereço geral que a própria empresa publica, como info@ ou contact@. Nunca para um endereço com o nome de uma pessoa, e nunca para uma caixa privada como Gmail ou Hotmail.

Estas regras mantêm a encomenda na parte mais prudente do público. São uma predefinição prudente, não um parecer jurídico sobre a tua campanha. Se não tens a certeza de que a tua situação cabe nas regras, e nos Países Baixos essa é uma pergunta legítima, confirma com um advogado desse país antes de encomendar.

Se lançares tu mesmo uma campanha na aplicação, és tu quem escolhe os países e os endereços, e a mesma responsabilidade fica contigo.

3. De onde vêm os endereços de e-mail, e estão atualizados?

Das próprias empresas. A pesquisa encontra no mapa público as empresas do tipo e da zona que escolheste, com nome, morada, telefone e site. O endereço de e-mail é o que a empresa publica no seu próprio site, normalmente na página inicial ou na página de contacto. Nunca adivinhamos um endereço a partir de um padrão de nome, e nunca compramos nenhum.

A lista não é um ficheiro antigo. Uma encomenda lança a pesquisa depois de pagares, e os sites são lidos nesse momento.

Antes de qualquer envio, cada endereço passa por uma série de verificações:

• Os exemplos por preencher são retirados. Endereços que um modelo de site nunca preencheu, como exemplo@, não são a caixa de ninguém.
• Os endereços de terceiros ficam de fora. O endereço de suporte de um criador de sites ou de um alojamento, o de uma agência de web design, ou uma caixa que ninguém lê, como noreply@ ou webmaster@. Só usamos um endereço no domínio próprio da empresa, ou uma caixa que a empresa claramente usa.
• O domínio tem de aceitar e-mail. Imediatamente antes de cada envio, verificamos se o endereço está bem formado e se o seu domínio tem um servidor de correio. Um domínio sem servidor é ignorado e nunca conta como e-mail enviado.
• As falhas anteriores contam. Um endereço que já voltou como impossível de entregar fica bloqueado e não volta a ser contactado.
• As oposições valem em todo o lado. Um endereço que pediu para sair ou para ser apagado é ignorado, seja quem for o remetente.

Sendo honestos quanto aos limites: nenhuma verificação consegue provar que uma caixa é lida, nem que ainda existirá amanhã. Por isso, uma devolução definitiva é registada de imediato, e um endereço morto fica bloqueado a partir daí.

4. Como mantêm os e-mails fora do spam e das listas negras?

Ninguém pode prometer que um e-mail nunca cai na pasta de spam, e quem o promete está a adivinhar. O que podemos fazer é evitar tudo o que leva o correio a ser filtrado e os remetentes a entrar em listas:

• Um remetente autenticado. Cada endereço de envio que alojamos tem registos SPF e DKIM, as verificações com que os fornecedores de correio confirmam que uma mensagem vem mesmo do domínio que indica, e os nossos domínios de envio publicam uma política DMARC.
• Repartido por vários domínios. Os clientes são repartidos por vários domínios de envio, para que nenhum domínio carregue sozinho o correio de todos.
• Um ritmo humano. Uma encomenda envia em dias úteis, em horário de escritório no fuso horário dos teus destinatários (de segunda a sexta, das 9h00 às 17h00, salvo se escolheres outra coisa). Um limite diário por remetente distribui um pacote por vários dias úteis, e cada domínio de envio tem ainda um limite por hora.
• Listas limpas. As verificações da pergunta 3 deixam de fora os endereços mortos ou errados. Cada endereço recebe uma única mensagem por campanha, mesmo que várias fichas o partilhem, e uma encomenda deixa de fora as cadeias: um domínio de empresa por trás de várias lojas é uma sede, e escrever-lhe uma vez por loja seria spam.
• Um conselheiro para o teu e-mail. Antes de pagares, o formulário da encomenda revê o teu e-mail e avisa-te do que os filtros não gostam: um assunto em maiúsculas, mais de um link, palavras como "garantido", um texto demasiado longo.
• Um travão automático. O nosso sistema vigia cada domínio de envio. Quando as devoluções ou as queixas de spam sobem acima de um nível seguro, o envio pausa até alguém analisar a situação. Um endereço alojado para logo à primeira queixa de spam.
• Correio simples e pessoal. O rodapé são duas linhas curtas de texto sem link, para que a mensagem se leia como uma empresa a escrever a outra, e não como uma newsletter. O correio para a Bélgica leva ainda um link para cancelar a subscrição, porque as regras de lá o pedem.

5. Que nome e que endereço vê o destinatário?

Numa encomenda "Nós fazemos por si", a mensagem sai de um endereço de envio que criamos para a tua empresa:

• O nome do remetente é o nome da tua empresa, retirado da tua conta. É isso que o destinatário vê na caixa de entrada.
• O endereço é só teu, num domínio de envio que nós gerimos. Não é o teu próprio domínio nem a tua caixa do dia a dia, e nenhum outro cliente envia a partir dele.
• As respostas chegam a ti. Vão para o endereço de e-mail da tua conta Leadralia e, por predefinição, aparecem também na página Respostas da Leadralia.
• O endereço de saída é nosso. O endereço do "não" no fundo da mensagem está num domínio da Leadralia, para que uma oposição nos chegue sempre e seja tratada, mesmo quando não estás.

Porquê um domínio de envio à parte? Deixa o teu próprio domínio de fora. A reputação do endereço com que envias orçamentos e faturas não está em jogo, e não tens de configurar nada.

Preferes o teu próprio endereço? Quando lanças campanhas tu mesmo na aplicação, podes enviar a partir da tua própria caixa: Gmail ou Outlook, qualquer caixa SMTP, ou o teu próprio domínio.

6. Quando alguém diz que não, é retirado automaticamente?

Sim. Cada e-mail de campanha termina com uma linha curta na língua da mensagem: esta mensagem chegou-lhe por engano ou incomoda-o? Envie "não" para o endereço indicado e não receberá mais nada. Esse endereço é único para esse destinatário.

• Tudo o que chega a esse endereço conta como um não. Sem formulário, sem início de sessão, sem justificação. As respostas automáticas, como as mensagens de ausência, são ignoradas.
• É tratado automaticamente. O endereço é retirado dos dados de leads e bloqueado, para ti e para qualquer outro remetente da Leadralia. O mesmo acontece ao endereço de onde veio o "não", se for outro.
• A Bélgica recebe também um link. O correio para empresas belgas leva ainda um link para cancelar a subscrição. Abre uma página onde um clique confirma, e não se segue mais nenhuma mensagem desse remetente.
• Uma queixa de spam também conta. Quem marca como spam uma mensagem de um endereço alojado fica bloqueado para todos os remetentes da plataforma.
• A página de direitos sobre os dados funciona sempre. Uma empresa pode também opor-se ou pedir o apagamento na nossa página de direitos sobre os dados. Depois de uma confirmação por e-mail, vale para toda a plataforma.

Há uma coisa que não é automática: uma resposta normal a dizer "por favor, tirem-nos da vossa lista" chega-te como qualquer outra resposta. Uma encomenda escreve para cada endereço uma única vez e não envia lembretes automáticos, por isso dessa encomenda não sai mais nada de qualquer forma. Ainda assim, respeitar esse pedido em tudo o que enviares depois cabe-te a ti.

As seis respostas num relance

Em suma

Estas seis perguntas são um bom teste para quem se ofereça para enviar e-mails por ti, nós incluídos. Faz as perguntas por escrito, e espera respostas que possas verificar.

As nossas resumem-se a isto: só o que as empresas publicam sobre si mesmas, endereços verificados antes do envio, um ritmo humano a partir de um endereço autenticado em teu nome, uma paragem automática quando algo corre mal, e um "não" tratado logo à primeira. O que fica contigo é o que nenhuma ferramenta pode assumir: uma oferta que interesse às empresas a quem escreves, e o juízo de que a tua campanha respeita as regras do país para onde envias.

Se quiseres ver como é uma encomenda antes de pagar o que quer que seja, cria uma conta gratuita. Nada é pesquisado nem enviado antes de pagares, e só sai o e-mail que aprovaste.