Seis preguntas antes de que alguien envíe emails en tu nombre

Un restaurante nos envió hace poco seis preguntas antes de decidir si dejaba que Leadralia escribiera a otras empresas en su nombre. Eran exactamente las preguntas correctas. Cualquiera que se ofrezca a enviar emails en tu nombre debería poder responder a cada una con claridad, y por escrito.

Aquí están las respuestas que dimos, para quien esté ante la misma decisión. Describen cómo funciona Leadralia hoy, sobre todo en nuestros pedidos "Lo hacemos por ti": tú apruebas el email y nosotros nos encargamos de la búsqueda y del envío. Cuando la respuesta honesta es "depende", lo decimos.

Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico. La campaña sigue siendo tuya: sale en tu nombre, con el texto que aprobaste, y tú sigues siendo responsable de ella. Para el contexto legal, lee nuestra guía sobre el email en frío B2B y el RGPD.

1. ¿Cumplen los emails el RGPD y las normas de marketing por email?

Se aplican dos conjuntos de normas, y conviene separarlos. El RGPD decide si los datos de contacto de empresas pueden recogerse y usarse. Las normas nacionales de marketing por email deciden si un mensaje concreto puede enviarse. El segundo conjunto cambia de un país a otro, y por eso la pregunta 2 tiene su propia sección.

En lo que toca al RGPD, esto es lo que hace Leadralia:

• Solo datos empresariales públicos. Los registros salen de lo que las empresas publican sobre sí mismas: su ficha pública en el mapa y su propia web. Nada de listas compradas ni de intermediarios de datos, y nunca revendemos los datos.
• Una base jurídica declarada. Los datos de leads empresariales se tratan sobre la base del interés legítimo, como explica nuestra declaración de privacidad, y cualquiera puede oponerse en cualquier momento.
• Papeles claros. En tu campaña tú eres el responsable del tratamiento y Leadralia es tu encargado, que actúa según tus instrucciones. Los clientes empresariales pueden pedir un acuerdo de encargo del tratamiento.
• Transparencia en el propio mensaje. Cada email de campaña indica que los datos de la empresa proceden de fuentes públicas en línea, y explica al lector cómo decir que no.
• Derechos que funcionan sin nosotros. Cualquiera puede pedir acceso, rectificación, supresión u oponerse en nuestra página de derechos sobre los datos, sin cuenta.
• Datos en la UE siempre que sea posible. Nuestra base de datos está alojada en la UE y los emails de campaña salen a través de una región de la UE.

Lo que ninguna herramienta puede hacer es juzgar tu campaña por ti. Que sea lícita depende también de lo que ofreces, a quién y en qué país. Nuestros términos lo dicen sin rodeos: necesitas una base jurídica válida para las empresas a las que escribes, y respetas cada baja.

En resumen. Leadralia se asegura de que la herramienta haga su parte: la fuente, el aviso, la salida y los derechos sobre los datos. El mensaje, el público y la responsabilidad de ambos siguen siendo tuyos.

2. ¿Podéis escribir a empresas que nunca dieron su consentimiento?

Depende del país, y no vamos a fingir lo contrario. Nuestra guía sobre el RGPD repasa las normas país por país. Tres ejemplos:

• Alemania exige consentimiento previo para la publicidad por email, también con destinatarios empresariales.
• Los Países Bajos toman también el consentimiento como punto de partida para los mensajes a empresas, con excepciones estrechas.
• Francia acepta el email a una dirección profesional cuando el mensaje tiene que ver con el trabajo del destinatario y cada envío ofrece una forma gratuita de oponerse.

Un pedido "Lo hacemos por ti" aplica una regla por país antes de enviar nada:

• Alemania se rechaza. El formulario del pedido se detiene antes del pago. Hace lo mismo con otros países donde la ley exige consentimiento previo, o un paso que todavía no ofrecemos, y con cualquier país que aún no hayamos revisado.
• En los Países Bajos y Bélgica un pedido solo escribe a la dirección general que publica la propia empresa, como info@ o contact@. Nunca a una dirección con el nombre de una persona, y nunca a un buzón privado como Gmail o Hotmail.

Estas reglas mantienen el pedido en la parte más prudente del público. Son un ajuste prudente por defecto, no una opinión jurídica sobre tu campaña. Si no tienes claro que tu situación encaje en las normas, y en los Países Bajos es una pregunta razonable, consúltalo con un abogado de ese país antes de hacer el pedido.

Si lanzas tú mismo una campaña desde la aplicación, eres tú quien elige los países y las direcciones, y la misma responsabilidad recae en ti.

3. ¿De dónde salen las direcciones de email, y están al día?

De las propias empresas. La búsqueda encuentra en el mapa público las empresas del tipo y de la zona que elegiste, con su nombre, dirección, teléfono y web. La dirección de email es la que la empresa publica en su propia web, normalmente en la portada o en la página de contacto. Nunca adivinamos una dirección a partir de un patrón de nombre, y nunca compramos ninguna.

La lista no es un archivo viejo. Un pedido lanza su búsqueda después de que pagues, y las webs se leen en ese momento.

Antes de enviar nada, cada dirección pasa una serie de controles:

• Se eliminan los ejemplos sin rellenar. Las direcciones que una plantilla web nunca completó, como ejemplo@, no son el buzón de nadie.
• Se dejan fuera las direcciones de otros. La dirección de soporte de un creador de webs o de un hosting, la de una agencia de diseño web, o un buzón que nadie lee, como noreply@ o webmaster@. Solo usamos una dirección del dominio propio de la empresa, o un buzón que la empresa usa claramente.
• El dominio debe aceptar correo. Justo antes de cada envío comprobamos que la dirección está bien formada y que su dominio tiene un servidor de correo. Un dominio sin él se salta y nunca cuenta como email enviado.
• Los fallos anteriores cuentan. Una dirección que ya rebotó como no entregable se bloquea y no se vuelve a escribir.
• Las oposiciones valen en todas partes. Una dirección que se dio de baja o pidió su supresión se salta, sea quien sea el remitente.

Siendo honestos con los límites: ningún control puede demostrar que un buzón se lee, ni que seguirá existiendo mañana. Por eso un rebote definitivo se registra al momento, y una dirección muerta queda bloqueada desde entonces.

4. ¿Cómo evitáis la carpeta de spam y las listas negras?

Nadie puede prometer que un email nunca acabe en la carpeta de spam, y quien lo promete está adivinando. Lo que sí podemos hacer es evitar todo lo que hace que se filtre el correo y se incluya a los remitentes en listas:

• Un remitente autenticado. Cada dirección de envío que alojamos tiene registros SPF y DKIM, los controles con los que los proveedores de correo comprueban que un mensaje viene de verdad del dominio que dice, y nuestros dominios de envío publican una política DMARC.
• Repartido entre varios dominios. Los clientes se reparten entre varios dominios de envío, para que ningún dominio cargue solo con el correo de todos.
• Un ritmo humano. Un pedido envía en días laborables y en horario de oficina de la zona horaria de tus destinatarios (de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00, salvo que elijas otra cosa). Un límite diario por remitente reparte un paquete en varios días laborables, y cada dominio de envío tiene además un límite por hora.
• Listas limpias. Los controles de la pregunta 3 dejan fuera las direcciones muertas o erróneas. Cada dirección recibe un solo mensaje por campaña, aunque la compartan varias fichas, y un pedido deja fuera las cadenas: un dominio de empresa detrás de varios locales es una sede central, y escribirle una vez por local sería spam.
• Un asesor para tu email. Antes de pagar, el formulario del pedido revisa tu email y te avisa de lo que no gusta a los filtros: un asunto en mayúsculas, más de un enlace, palabras como "garantizado", un texto demasiado largo.
• Un freno automático. Nuestro sistema vigila cada dominio de envío. Cuando los rebotes o las quejas por spam suben por encima de un nivel seguro, el envío se pausa hasta que alguien lo revise. Una dirección alojada se detiene con la primerísima queja por spam.
• Correo sencillo y personal. El pie del mensaje son dos líneas cortas de texto sin enlace, para que se lea como una empresa que escribe a otra y no como un boletín. El correo a Bélgica lleva además un enlace de baja, porque allí lo piden las normas.

5. ¿Qué nombre y qué dirección ve el destinatario?

En un pedido "Lo hacemos por ti", el mensaje sale de una dirección de envío que preparamos para tu empresa:

• El nombre del remitente es el de tu empresa, tomado de tu cuenta. Es lo que el destinatario ve en su bandeja de entrada.
• La dirección es solo tuya, en un dominio de envío que gestionamos nosotros. No es tu propio dominio ni tu buzón de diario, y ningún otro cliente envía desde ella.
• Las respuestas te llegan a ti. Van a la dirección de email de tu cuenta de Leadralia y, por defecto, aparecen también en la página Respuestas de Leadralia.
• La dirección de baja es nuestra. La dirección del "no" al pie del mensaje está en un dominio de Leadralia, para que una oposición nos llegue siempre y se procese, aunque tú no estés.

¿Por qué un dominio de envío aparte? Deja tu propio dominio al margen. La reputación de la dirección con la que envías presupuestos y facturas no está en juego, y no tienes que configurar nada.

¿Prefieres tu propia dirección? Cuando lanzas campañas tú mismo desde la aplicación, puedes enviar desde tu propio buzón: Gmail u Outlook, cualquier buzón SMTP, o tu propio dominio.

6. Cuando alguien dice que no, ¿se le elimina automáticamente?

Sí. Cada email de campaña termina con una línea corta en el idioma del mensaje: ¿le ha llegado este mensaje por error o le molesta? Envíe "no" a la dirección indicada y no recibirá nada más. Esa dirección es única para ese destinatario.

• Todo lo que llega a esa dirección cuenta como un no. Sin formulario, sin inicio de sesión, sin tener que dar motivos. Las respuestas automáticas, como los avisos de ausencia, se ignoran.
• Se procesa automáticamente. La dirección se elimina de los datos de leads y se bloquea, para ti y para cualquier otro remitente de Leadralia. Lo mismo pasa con la dirección desde la que llegó el "no", si es otra.
• Bélgica recibe además un enlace. El correo a empresas belgas lleva también un enlace de baja. Abre una página donde un clic confirma la baja, y no llega ningún mensaje más de ese remitente.
• Una queja por spam también cuenta. Quien marca como spam un mensaje de una dirección alojada queda bloqueado para todos los remitentes de la plataforma.
• La página de derechos sobre los datos funciona siempre. Una empresa también puede oponerse o pedir la supresión en nuestra página de derechos sobre los datos. Tras una confirmación por email, se aplica en toda la plataforma.

Hay algo que no es automático: una respuesta normal que te diga "por favor, sacadnos de vuestra lista" te llega como cualquier otra respuesta. Un pedido escribe a cada dirección una sola vez y no envía recordatorios automáticos, así que desde ese pedido no sale nada más de todos modos. Aun así, respetar esa petición en todo lo que envíes después te corresponde a ti.

Las seis respuestas de un vistazo

En resumen

Estas seis preguntas son una buena prueba para cualquiera que se ofrezca a enviar emails por ti, nosotros incluidos. Hazlas por escrito, y espera respuestas que puedas comprobar.

Las nuestras se reducen a esto: solo lo que las empresas publican sobre sí mismas, direcciones comprobadas antes del envío, un ritmo humano desde una dirección autenticada en tu nombre, una parada automática cuando algo va mal, y un "no" que se procesa a la primera. Lo que queda en tus manos es lo que ninguna herramienta puede asumir: una oferta que importe a las empresas a las que escribes, y el criterio de que tu campaña encaja con las normas del país al que envías.

Si quieres ver cómo es un pedido antes de pagar nada, crea una cuenta gratis. No se busca ni se envía nada antes de que pagues, y solo sale el email que aprobaste.