Sechs Fragen, bevor jemand in Ihrem Namen E-Mails verschickt

Ein Restaurant schickte uns vor Kurzem sechs Fragen, bevor es entschied, ob Leadralia in seinem Namen andere Unternehmen anschreiben darf. Es waren genau die richtigen Fragen. Wer anbietet, in Ihrem Namen E-Mails zu versenden, sollte jede davon klar beantworten können, und zwar schriftlich.

Hier sind die Antworten, die wir gegeben haben, für alle, die vor derselben Entscheidung stehen. Sie beschreiben, wie Leadralia heute arbeitet, vor allem bei unseren Aufträgen "Wir machen das für Sie": Sie geben die E-Mail frei, wir übernehmen die Suche und den Versand. Wo die ehrliche Antwort "das kommt darauf an" lautet, sagen wir das auch.

Dieser Artikel ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Kampagne bleibt Ihre: Sie geht in Ihrem Namen hinaus, mit dem Text, den Sie freigegeben haben, und Sie bleiben dafür verantwortlich. Den rechtlichen Hintergrund finden Sie in unserem Leitfaden zu B2B-Kaltakquise per E-Mail und DSGVO.

1. Entsprechen die E-Mails der DSGVO und den Regeln für E-Mail-Werbung?

Es gelten zwei Regelwerke, und es hilft, sie auseinanderzuhalten. Die DSGVO entscheidet, ob geschäftliche Kontaktdaten überhaupt erhoben und genutzt werden dürfen. Die nationalen Regeln für E-Mail-Werbung entscheiden, ob eine bestimmte Nachricht verschickt werden darf. Das zweite Regelwerk unterscheidet sich von Land zu Land, deshalb bekommt Frage 2 einen eigenen Abschnitt.

Auf der Seite der DSGVO tut Leadralia Folgendes:

• Nur öffentliche Unternehmensdaten. Die Datensätze stammen aus dem, was Unternehmen selbst über sich veröffentlichen: ihrem öffentlichen Eintrag auf der Karte und ihrer eigenen Website. Keine gekauften Listen, keine Datenhändler, und wir verkaufen die Daten nie weiter.
• Eine benannte Rechtsgrundlage. Geschäftliche Lead-Daten verarbeiten wir auf Grundlage des berechtigten Interesses, wie unsere Datenschutzerklärung erläutert, und jeder kann jederzeit widersprechen.
• Klare Rollen. Für Ihre Kampagne sind Sie der Verantwortliche und Leadralia ist Ihr Auftragsverarbeiter, der nach Ihren Weisungen arbeitet. Geschäftskunden erhalten auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Transparenz in der Mail selbst. Jede Kampagnenmail sagt, dass die Unternehmensdaten aus öffentlichen Online-Quellen stammen, und erklärt dem Leser, wie er Nein sagen kann.
• Rechte, die ohne uns funktionieren. Jeder kann auf unserer Seite zu den Datenrechten Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch verlangen, ohne Konto.
• Daten nach Möglichkeit in der EU. Unsere Datenbank liegt in der EU, und Kampagnenmails werden über eine EU-Region versendet.

Was kein Werkzeug kann: Ihre Kampagne für Sie beurteilen. Ob sie rechtmäßig ist, hängt auch davon ab, was Sie anbieten, wem und in welchem Land. Unsere Nutzungsbedingungen sagen es ohne Umschweife: Sie brauchen eine gültige Rechtsgrundlage für die Unternehmen, die Sie ansprechen, und Sie respektieren jede Abmeldung.

Kurz gesagt. Leadralia sorgt dafür, dass das Werkzeug seinen Teil erledigt: die Quelle, der Hinweis, der Ausweg und die Datenrechte. Die Nachricht, die Zielgruppe und die Verantwortung für beides bleiben bei Ihnen.

2. Dürfen Sie Unternehmen anschreiben, die nie eingewilligt haben?

Das hängt vom Land ab, und wir tun nicht so, als wäre es anders. Unser DSGVO-Leitfaden behandelt die Regeln Land für Land. Drei Beispiele daraus:

• Deutschland verlangt für E-Mail-Werbung eine vorherige Einwilligung, auch bei geschäftlichen Empfängern.
• Die Niederlande nehmen auch bei Nachrichten an Unternehmen die Einwilligung als Ausgangspunkt, mit engen Ausnahmen.
• Frankreich akzeptiert E-Mails an eine berufliche Adresse, wenn die Nachricht mit der Tätigkeit des Empfängers zu tun hat und jede Mail eine kostenlose Möglichkeit zum Widerspruch bietet.

Ein Auftrag "Wir machen das für Sie" wendet vor jedem Versand eine Regel pro Land an:

• Deutschland wird abgelehnt. Das Bestellformular hält vor der Zahlung an. Dasselbe gilt für andere Länder, in denen das Gesetz eine vorherige Einwilligung verlangt oder einen Schritt, den wir noch nicht anbieten, und für jedes Land, das wir noch nicht geprüft haben.
• In den Niederlanden und in Belgien schreibt ein Auftrag nur die allgemeine Adresse an, die ein Unternehmen selbst veröffentlicht, etwa info@ oder contact@. Nie eine Adresse mit dem Namen einer Person darin und nie ein privates Postfach wie Gmail oder Hotmail.

Diese Regeln halten einen Auftrag beim vorsichtigsten Teil der Zielgruppe. Sie sind eine vorsichtige Voreinstellung, kein rechtliches Urteil über Ihre Kampagne. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Lage zu den Regeln passt, und in den Niederlanden ist das eine berechtigte Frage, klären Sie das vor der Bestellung mit einer Anwältin oder einem Anwalt in dem betreffenden Land.

Versenden Sie eine Kampagne selbst in der App, wählen Sie die Länder und die Adressen, und dieselbe Verantwortung liegt bei Ihnen.

3. Woher kommen die E-Mail-Adressen, und sind sie aktuell?

Von den Unternehmen selbst. Die Suche findet auf der öffentlichen Karte Unternehmen der Art und in dem Gebiet, die Sie gewählt haben, mit Name, Anschrift, Telefonnummer und Website. Die E-Mail-Adresse ist diejenige, die das Unternehmen auf seiner eigenen Website veröffentlicht, meist auf der Startseite oder der Kontaktseite. Wir raten nie eine Adresse aus einem Namensmuster, und wir kaufen nie eine.

Die Liste ist keine alte Datei. Ein Auftrag startet seine Suche, nachdem Sie bezahlt haben, und die Websites werden in diesem Moment gelesen.

Bevor etwas verschickt wird, durchläuft jede Adresse eine Reihe von Prüfungen:

• Platzhalter fliegen raus. Adressen, die in einer Website-Vorlage nie ausgefüllt wurden, etwa beispiel@, gehören niemandem.
• Adressen, die jemand anderem gehören, bleiben außen vor. Die Support-Adresse eines Baukastensystems oder Hosters, die Adresse einer Webagentur oder ein Postfach, das niemand liest, wie noreply@ oder webmaster@. Wir verwenden nur eine Adresse auf der eigenen Domain des Unternehmens oder ein Postfach, das das Unternehmen erkennbar selbst nutzt.
• Die Domain muss E-Mails annehmen. Unmittelbar vor jedem Versand prüfen wir, ob die Adresse richtig aufgebaut ist und ob ihre Domain einen Mailserver hat. Eine Domain ohne Mailserver wird übersprungen und zählt nie als versendete E-Mail.
• Frühere Fehlschläge zählen. Eine Adresse, die schon einmal als unzustellbar zurückkam, wird gesperrt und nicht erneut angeschrieben.
• Widersprüche gelten überall. Eine Adresse, die sich abgemeldet oder ihre Löschung verlangt hat, wird übersprungen, egal wer der Absender ist.

Ehrlich zu den Grenzen: Keine Prüfung kann beweisen, dass ein Postfach gelesen wird oder dass es morgen noch existiert. Deshalb wird ein harter Bounce sofort erfasst, und eine tote Adresse bleibt von da an gesperrt.

4. Wie halten Sie die E-Mails aus dem Spamordner und von Sperrlisten fern?

Niemand kann versprechen, dass eine E-Mail nie im Spamordner landet, und wer es tut, rät. Was wir tun können: alles vermeiden, wodurch Mails gefiltert und Absender gelistet werden.

• Ein authentifizierter Absender. Jede Absenderadresse, die wir hosten, hat SPF- und DKIM-Einträge, die Prüfungen, mit denen Mailanbieter feststellen, ob eine Nachricht wirklich von der angegebenen Domain kommt, und unsere Versanddomains veröffentlichen eine DMARC-Richtlinie.
• Verteilt auf mehrere Domains. Kunden werden auf mehrere Versanddomains verteilt, damit keine einzelne Domain die Mails aller trägt.
• Ein menschliches Tempo. Ein Auftrag versendet an Werktagen während der Bürozeiten in der Zeitzone Ihrer Empfänger (Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr, sofern Sie nichts anderes wählen). Ein Tageslimit pro Absender verteilt ein Paket auf mehrere Werktage, und für jede Versanddomain gilt zusätzlich ein Limit pro Stunde.
• Saubere Listen. Die Prüfungen aus Frage 3 halten tote und falsche Adressen fern. Jede Adresse wird pro Kampagne nur einmal angeschrieben, auch wenn mehrere Einträge sie teilen, und ein Auftrag lässt Ketten weg: Eine Firmendomain hinter mehreren Filialen ist eine Zentrale, und sie pro Filiale anzuschreiben wäre Spam.
• Ein Coach für Ihre E-Mail. Bevor Sie bezahlen, prüft das Bestellformular Ihre E-Mail und warnt vor dem, was Filter nicht mögen: ein Betreff in Großbuchstaben, mehr als ein Link, Wörter wie "garantiert", ein zu langer Text.
• Eine automatische Bremse. Unser System beobachtet jede Versanddomain. Steigen Bounces oder Spambeschwerden über ein sicheres Maß, pausiert der Versand, bis sich jemand die Sache angesehen hat. Eine gehostete Adresse stoppt schon bei der allerersten Spambeschwerde.
• Schlichte, persönliche Mails. Die Fußzeile besteht aus zwei kurzen Textzeilen ohne Link, damit die Mail wirkt wie ein Unternehmen, das einem anderen schreibt, und nicht wie ein Newsletter. Mails nach Belgien enthalten zusätzlich einen Abmeldelink, weil die Regeln dort das verlangen.

5. Wessen Name und Adresse sieht der Empfänger?

Bei einem Auftrag "Wir machen das für Sie" geht die Mail von einer Absenderadresse hinaus, die wir für Ihr Unternehmen einrichten:

• Der Absendername ist der Name Ihres Unternehmens, aus Ihrem Konto übernommen. Den sieht der Empfänger in seinem Posteingang.
• Die Adresse gehört nur Ihnen und liegt auf einer Versanddomain, die wir verwalten. Sie ist nicht Ihre eigene Domain und nicht Ihr tägliches Postfach, und kein anderer Kunde versendet von ihr.
• Antworten kommen bei Ihnen an. Sie gehen an die E-Mail-Adresse Ihres Leadralia-Kontos und erscheinen standardmäßig auch auf der Seite Antworten in Leadralia.
• Die Abmeldeadresse gehört uns. Die Adresse für das "Nein" am Ende der Mail liegt auf einer Domain von Leadralia, damit ein Widerspruch immer bei uns ankommt und bearbeitet wird, auch wenn Sie nicht da sind.

Warum eine eigene Versanddomain? So bleibt Ihre eigene Domain außen vor. Der Ruf der Adresse, mit der Sie Angebote und Rechnungen verschicken, steht nicht auf dem Spiel, und auf Ihrer Seite muss nichts eingerichtet werden.

Lieber die eigene Adresse? Wenn Sie Kampagnen selbst in der App versenden, können Sie stattdessen Ihr eigenes Postfach nutzen: Gmail oder Outlook, jedes SMTP-Postfach oder Ihre eigene Domain.

6. Wenn jemand Nein sagt, wird er dann automatisch entfernt?

Ja. Jede Kampagnenmail endet mit einer kurzen Zeile in der Sprache der Mail: Hat Sie diese E-Mail irrtümlich erreicht oder stört sie? Senden Sie "nein" an die Adresse darunter, dann erhalten Sie nichts mehr. Diese Adresse gilt nur für diesen einen Empfänger.

• Alles, was an dieser Adresse ankommt, zählt als Nein. Kein Formular, kein Login, keine Begründung nötig. Automatische Antworten wie Abwesenheitsnotizen werden ignoriert.
• Es wird automatisch bearbeitet. Die Adresse wird aus den Lead-Daten entfernt und gesperrt, für Sie und für jeden anderen Absender auf Leadralia. Dasselbe geschieht mit der Adresse, von der das "Nein" kam, wenn das eine andere ist.
• Belgien bekommt zusätzlich einen Link. Mails an belgische Unternehmen enthalten außerdem einen Abmeldelink. Er öffnet eine Seite, auf der ein Klick die Abmeldung bestätigt, und danach folgt keine Mail dieses Absenders mehr.
• Auch eine Spambeschwerde zählt. Wer eine Mail einer gehosteten Adresse als Spam markiert, wird für jeden Absender auf der Plattform gesperrt.
• Die Seite zu den Datenrechten funktioniert jederzeit. Ein Unternehmen kann auch auf unserer Seite zu den Datenrechten widersprechen oder die Löschung verlangen. Nach einer Bestätigung per E-Mail gilt das für die ganze Plattform.

Eines geschieht nicht automatisch: Eine gewöhnliche Antwort an Sie mit "Bitte nehmen Sie uns von Ihrer Liste" erreicht Sie wie jede andere Antwort. Ein Auftrag schreibt jede Adresse nur einmal an und verschickt keine automatische Nachfassmail, aus diesem Auftrag geht also ohnehin nichts mehr hinaus. Die Bitte bleibt dennoch Ihre Verantwortung bei allem, was Sie später versenden.

Die sechs Antworten auf einen Blick

Fazit

Diese sechs Fragen sind ein guter Test für jeden, der anbietet, für Sie zu mailen, uns eingeschlossen. Stellen Sie sie schriftlich, und erwarten Sie Antworten, die Sie überprüfen können.

Unsere laufen darauf hinaus: nur das, was Unternehmen selbst veröffentlichen, Adressen vor dem Versand geprüft, ein menschliches Tempo von einer authentifizierten Adresse in Ihrem Namen, ein automatischer Stopp, wenn etwas schiefgeht, und ein "Nein", das beim ersten Mal bearbeitet wird. Bei Ihnen bleibt, was kein Werkzeug übernehmen kann: ein Angebot, das für die angeschriebenen Unternehmen zählt, und das Urteil, dass Ihre Kampagne zu den Regeln des Ziellandes passt.

Wenn Sie sehen möchten, wie ein Auftrag aussieht, bevor Sie etwas bezahlen, legen Sie ein kostenloses Konto an. Vor der Zahlung wird nichts gesucht oder versendet, und nur die E-Mail, die Sie freigegeben haben, geht hinaus.