Zes vragen die je stelt voordat iemand namens jou gaat mailen

Een restaurant stuurde ons onlangs zes vragen voordat het besloot of Leadralia namens de zaak andere bedrijven mocht mailen. Het waren precies de goede vragen. Wie aanbiedt om in jouw naam e-mail te versturen, moet ze allemaal duidelijk kunnen beantwoorden, en dan op papier.

Hieronder staan de antwoorden die wij gaven, voor iedereen die voor dezelfde keuze staat. Ze beschrijven hoe Leadralia vandaag werkt, vooral bij onze opdrachten "Wij doen het voor u": jij keurt de e-mail goed, wij doen het zoeken en het versturen. Waar het eerlijke antwoord "dat hangt ervan af" is, zeggen we dat ook.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. De campagne blijft van jou: hij gaat uit in jouw naam, met de tekst die jij hebt goedgekeurd, en jij blijft ervoor verantwoordelijk. Voor de juridische achtergrond lees je onze gids over B2B-koude e-mail onder de AVG.

1. Voldoen de e-mails aan de AVG en de regels voor e-mailmarketing?

Er gelden twee soorten regels, en het helpt om ze uit elkaar te houden. De AVG bepaalt of zakelijke contactgegevens überhaupt verzameld en gebruikt mogen worden. De nationale regels voor e-mailmarketing bepalen of een bepaald bericht verstuurd mag worden. Die tweede soort verschilt per land, en daarom krijgt vraag 2 een eigen hoofdstuk.

Aan de kant van de AVG doet Leadralia dit:

• Alleen openbare bedrijfsgegevens. Records komen uit wat bedrijven zelf over zichzelf publiceren: hun openbare vermelding op de kaart en hun eigen website. Geen gekochte lijsten, geen datahandelaren, en we verkopen de gegevens nooit door.
• Een benoemde grondslag. Zakelijke leadgegevens verwerken we op basis van gerechtvaardigd belang, zoals onze privacyverklaring uitlegt, en iedereen kan op elk moment bezwaar maken.
• Duidelijke rollen. Voor jouw campagne ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Leadralia jouw verwerker, die werkt volgens jouw instructies. Zakelijke klanten kunnen op verzoek een verwerkersovereenkomst krijgen.
• Transparantie in de mail zelf. Elke campagnemail vermeldt dat de bedrijfsgegevens uit openbare online bronnen komen, en vertelt de lezer hoe hij nee kan zeggen.
• Rechten die zonder ons werken. Iedereen kan op onze pagina over privacyrechten om inzage, correctie, verwijdering of bezwaar vragen, zonder account.
• Gegevens waar mogelijk in de EU. Onze database staat in de EU en campagnemail gaat via een EU-regio de deur uit.

Wat geen enkel hulpmiddel kan, is jouw campagne voor je beoordelen. Of die rechtmatig is, hangt ook af van wat je aanbiedt, aan wie en in welk land. Onze voorwaarden zeggen het zonder omwegen: je hebt een geldige grondslag nodig voor de bedrijven die je benadert, en je honoreert elke afmelding.

Kort gezegd. Leadralia zorgt dat het gereedschap zijn deel doet: de bron, de melding, de uitweg en de privacyrechten. Het bericht, de doelgroep en de verantwoordelijkheid voor allebei blijven bij jou.

2. Mogen jullie bedrijven mailen die nooit toestemming hebben gegeven?

Dat hangt af van het land, en we gaan niet doen alsof het anders is. Onze AVG-gids behandelt de regels per land. Drie voorbeelden daaruit:

• Duitsland vereist voorafgaande toestemming voor e-mailreclame, ook bij zakelijke ontvangers.
• Nederland neemt ook voor berichten aan bedrijven toestemming als uitgangspunt, met smalle uitzonderingen.
• Frankrijk accepteert e-mail naar een zakelijk adres als het bericht aansluit bij het werk van de ontvanger en elke mail een gratis manier biedt om bezwaar te maken.

Een opdracht "Wij doen het voor u" past per land een regel toe voordat er iets wordt verstuurd:

• Duitsland wordt geweigerd. Het bestelformulier stopt vóór de betaling. Dat doet het ook bij andere landen waar de wet voorafgaande toestemming vraagt, of een stap die wij nog niet aanbieden, en bij elk land dat we nog niet hebben bekeken.
• In Nederland en België schrijft een opdracht alleen het algemene adres aan dat een bedrijf zelf publiceert, zoals info@ of contact@. Nooit een adres met de naam van een persoon erin, en nooit een privémailbox zoals Gmail of Hotmail.

Met die regels blijft een opdracht bij het meest voorzichtige deel van de doelgroep. Het is een voorzichtige standaard, geen juridisch oordeel over jouw campagne. Twijfel je of jouw situatie binnen de regels past, en in Nederland is dat een terechte vraag, leg het dan vóór je bestelling voor aan een jurist in dat land.

Stuur je zelf een campagne vanuit de app, dan kies jij de landen en de adressen, en ligt dezelfde verantwoordelijkheid bij jou.

3. Waar komen de e-mailadressen vandaan, en zijn ze actueel?

Van de bedrijven zelf. De zoekopdracht vindt op de openbare kaart bedrijven van het type en in het gebied dat jij kiest, met naam, adres, telefoonnummer en website. Het e-mailadres is het adres dat het bedrijf op zijn eigen website publiceert, meestal op de homepage of de contactpagina. We raden nooit een adres op basis van een naampatroon, en we kopen er nooit een.

De lijst is geen oud bestand. Een opdracht start de zoekopdracht nadat je hebt betaald, en de websites worden op dat moment gelezen.

Voordat er iets wordt verstuurd, gaat elk adres door een reeks controles:

• Invulvoorbeelden gaan eruit. Adressen die in een websitesjabloon nooit zijn ingevuld, zoals voorbeeld@, zijn van niemand.
• Adressen van anderen blijven buiten beschouwing. Het supportadres van een websitebouwer of hostingbedrijf, het adres van een webdesigner, of een mailbox die niemand leest, zoals noreply@ of webmaster@. We gebruiken alleen een adres op het eigen domein van het bedrijf, of een mailbox die het bedrijf zichtbaar zelf gebruikt.
• Het domein moet e-mail aannemen. Vlak voor elke verzending controleren we of het adres goed is opgebouwd en of het domein een mailserver heeft. Een domein zonder mailserver wordt overgeslagen en telt nooit als verstuurde e-mail.
• Eerdere mislukkingen tellen mee. Een adres dat eerder als onbestelbaar terugkwam, wordt geblokkeerd en niet opnieuw aangeschreven.
• Bezwaar telt overal. Een adres dat zich heeft afgemeld of om verwijdering heeft gevraagd, wordt overgeslagen, wie de afzender ook is.

Eerlijk over de grenzen: geen enkele controle kan bewijzen dat een mailbox wordt gelezen, of dat hij morgen nog bestaat. Daarom wordt een harde bounce meteen vastgelegd, en blijft een dood adres vanaf dat moment geblokkeerd.

4. Hoe houden jullie de e-mails uit de spammap en van zwarte lijsten?

Niemand kan beloven dat een e-mail nooit in een spammap belandt, en wie dat wel doet, gokt. Wat we wel kunnen, is alles vermijden waardoor mail wordt gefilterd en afzenders op een lijst komen:

• Een geverifieerde afzender. Elk verzendadres dat wij hosten heeft SPF- en DKIM-records, de controles waarmee mailproviders nagaan of een bericht echt komt van het domein dat het noemt, en onze verzenddomeinen publiceren een DMARC-beleid.
• Verdeeld over meerdere domeinen. Klanten worden verdeeld over meerdere verzenddomeinen, zodat niet één domein de mail van iedereen draagt.
• Een menselijk tempo. Een opdracht verstuurt op werkdagen tijdens kantooruren in de tijdzone van je ontvangers (maandag tot en met vrijdag, 9.00 tot 17.00 uur, tenzij je iets anders kiest). Een daglimiet per afzender spreidt een pakket over meerdere werkdagen, en per verzenddomein geldt ook een limiet per uur.
• Schone lijsten. De controles uit vraag 3 houden dode en verkeerde adressen buiten de deur. Elk adres wordt één keer per campagne aangeschreven, ook als meerdere vermeldingen het delen, en een opdracht laat ketens weg: één bedrijfsdomein achter meerdere vestigingen is een hoofdkantoor, en dat per vestiging aanschrijven zou spam zijn.
• Een coach voor je e-mail. Vóór je betaalt, controleert het bestelformulier je e-mail en waarschuwt het voor wat filters niet waarderen: een onderwerpregel in hoofdletters, meer dan één link, woorden als "gegarandeerd", een tekst die te lang wordt.
• Een automatische rem. Ons systeem houdt elk verzenddomein in de gaten. Lopen bounces of spamklachten boven een veilig niveau op, dan pauzeert het versturen tot iemand ernaar heeft gekeken. Een gehost adres stopt al bij de allereerste spamklacht.
• Gewone, persoonlijke mail. De voettekst bestaat uit twee korte regels tekst zonder link, zodat de mail leest als een bedrijf dat een ander bedrijf schrijft, niet als een nieuwsbrief. Mail naar België bevat daarnaast een afmeldlink, omdat de regels daar dat vragen.

5. Wiens naam en adres ziet de ontvanger?

Bij een opdracht "Wij doen het voor u" gaat de mail uit vanaf een verzendadres dat wij voor jouw bedrijf inrichten:

• De afzendernaam is de naam van je bedrijf, uit je account. Die ziet de ontvanger in zijn inbox.
• Het adres is alleen van jou, op een verzenddomein dat wij beheren. Het is niet je eigen domein en niet je dagelijkse mailbox, en geen andere klant verstuurt ervandaan.
• Antwoorden komen bij jou. Ze gaan naar het e-mailadres van je Leadralia-account, en verschijnen standaard ook op de pagina Reacties in Leadralia.
• Het afmeldadres is van ons. Het "nee"-adres onderaan de mail staat op een domein van Leadralia, zodat een bezwaar altijd bij ons aankomt en wordt verwerkt, ook als jij er niet bent.

Waarom een apart verzenddomein? Zo blijft je eigen domein erbuiten. De reputatie van het adres waarmee je offertes en facturen verstuurt, staat niet op het spel, en aan jouw kant hoeft niets te worden ingesteld.

Liever je eigen adres? Als je zelf campagnes verstuurt vanuit de app, kun je in plaats daarvan je eigen mailbox gebruiken: Gmail of Outlook, elke SMTP-mailbox, of je eigen domein.

6. Als iemand nee zegt, wordt die dan automatisch verwijderd?

Ja. Elke campagnemail eindigt met een korte regel in de taal van de mail: is dit bij u verkeerd terechtgekomen of stoort het? Stuur "nee" naar het adres eronder en u ontvangt niets meer. Dat adres is uniek voor die ontvanger.

• Alles wat op dat adres binnenkomt, telt als nee. Geen formulier, geen login, geen reden nodig. Automatische antwoorden, zoals afwezigheidsberichten, worden genegeerd.
• Het wordt automatisch verwerkt. Het adres wordt uit de leadgegevens verwijderd en geblokkeerd, voor jou en voor elke andere afzender op Leadralia. Hetzelfde gebeurt met het adres waar het "nee" vandaan kwam, als dat een ander adres is.
• België krijgt ook een link. Mail aan Belgische bedrijven bevat daarnaast een afmeldlink. Die opent een pagina waar één klik de afmelding bevestigt, waarna er geen mail van die afzender meer volgt.
• Een spamklacht telt ook. Wie een mail van een gehost adres als spam markeert, wordt geblokkeerd voor elke afzender op het platform.
• De pagina over privacyrechten werkt altijd. Een bedrijf kan ook op onze pagina over privacyrechten bezwaar maken of om verwijdering vragen. Na een bevestiging per e-mail geldt dat voor het hele platform.

Eén ding gaat niet automatisch: een gewoon antwoord aan jou met "haal ons alsjeblieft van je lijst" komt bij je binnen zoals elk ander antwoord. Een opdracht schrijft elk adres maar één keer aan en stuurt geen automatische herinnering, dus vanuit die opdracht gaat er sowieso niets meer uit. Het verzoek blijft wel jouw verantwoordelijkheid bij alles wat je later verstuurt.

De zes antwoorden in één oogopslag

De kern

Deze zes vragen zijn een goede toets voor iedereen die aanbiedt om voor jou te mailen, ook voor ons. Stel ze op papier, en verwacht antwoorden die je kunt controleren.

Onze antwoorden komen hierop neer: alleen wat bedrijven zelf publiceren, adressen gecontroleerd vóór verzending, een menselijk tempo vanaf een geverifieerd adres in jouw naam, een automatische stop als er iets misgaat, en een "nee" dat de eerste keer al wordt verwerkt. Wat bij jou blijft, is wat geen hulpmiddel kan overnemen: een aanbod dat ertoe doet voor de bedrijven die je aanschrijft, en het oordeel dat je campagne past bij de regels van het land waar je naartoe mailt.

Wil je zien hoe een opdracht eruitziet voordat je iets betaalt, maak dan een gratis account aan. Er wordt niets gezocht of verstuurd voordat je betaalt, en alleen de e-mail die jij hebt goedgekeurd gaat de deur uit.