Biri sizin adınıza e-posta göndermeden önce sormanız gereken altı soru

Bir restoran kısa süre önce, Leadralia'nın kendi adına başka işletmelere yazmasına izin verip vermemeye karar vermeden önce bize altı soru gönderdi. Tam olarak doğru sorulardı. Sizin adınıza e-posta göndermeyi teklif eden herkes bu soruların her birini açıkça ve yazılı olarak yanıtlayabilmelidir.

Aynı kararı tartan herkes için verdiğimiz yanıtlar aşağıda. Bu yanıtlar Leadralia'nın bugün nasıl çalıştığını anlatıyor, özellikle "Sizin için biz yapalım" siparişlerimizi: e-postayı siz onaylıyorsunuz, aramayı ve gönderimi biz yapıyoruz. Dürüst yanıtın "duruma göre değişir" olduğu yerde bunu açıkça söylüyoruz.

Bu yazı genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir. Kampanya sizin kampanyanız olarak kalır: sizin adınızla, sizin onayladığınız metinle gider ve sorumluluğu sizde kalır. Hukuki arka plan için GDPR kapsamında B2B soğuk e-posta rehberimizi okuyun.

1. E-postalar GDPR'a ve e-posta pazarlaması kurallarına uygun mu?

İki ayrı kurallar bütünü geçerlidir ve bunları birbirinden ayırmak işe yarar. GDPR, işletmelere ait iletişim bilgilerinin toplanıp kullanılıp kullanılamayacağına karar verir. Ulusal e-posta pazarlaması kuralları ise belirli bir mesajın gönderilip gönderilemeyeceğine karar verir. İkincisi ülkeden ülkeye değişir, bu yüzden 2. soru ayrı bir bölümde ele alınıyor.

GDPR tarafında Leadralia şunları yapar:

• Yalnızca herkese açık işletme verileri. Kayıtlar, işletmelerin kendileri hakkında yayımladıklarından gelir: haritadaki herkese açık kayıtları ve kendi web siteleri. Satın alınmış liste yok, veri simsarı yok ve verileri asla başkasına satmayız.
• Açıkça belirtilmiş bir hukuki dayanak. İşletme potansiyel müşteri verileri, gizlilik bildirimimizde açıklandığı gibi meşru menfaat temelinde işlenir ve herkes istediği zaman itiraz edebilir.
• Net roller. Kampanyanızda veri sorumlusu sizsiniz, Leadralia ise talimatlarınızla çalışan veri işleyeniniz. Kurumsal müşteriler talep üzerine bir veri işleme sözleşmesi alabilir.
• Mesajın içinde şeffaflık. Her kampanya e-postası, işletme bilgilerinin herkese açık çevrimiçi kaynaklardan geldiğini belirtir ve okura nasıl hayır diyebileceğini anlatır.
• Bize ihtiyaç duymadan işleyen haklar. Herkes veri hakları sayfamızdan, hesap açmadan erişim, düzeltme, silme talep edebilir ya da itiraz edebilir.
• Mümkün olduğunca AB'de tutulan veriler. Veritabanımız AB'de barındırılır ve kampanya e-postaları bir AB bölgesi üzerinden gönderilir.

Hiçbir aracın yapamayacağı şey, kampanyanızı sizin yerinize değerlendirmektir. Kampanyanın hukuka uygun olup olmadığı; ne sunduğunuza, kime ve hangi ülkede sunduğunuza da bağlıdır. Koşullarımız bunu açıkça söyler: ulaştığınız işletmeler için geçerli bir hukuki dayanağınız olmalı ve her abonelikten çıkma talebine uymalısınız.

Kısacası. Leadralia, aracın kendi payına düşeni yapmasını sağlar: kaynak, bildirim, çıkış yolu ve veri hakları. Mesaj, hedef kitle ve ikisinin sorumluluğu sizde kalır.

2. Hiç izin vermemiş işletmelere yazabilir misiniz?

Bu ülkeye bağlıdır ve aksini iddia etmeyeceğiz. GDPR rehberimiz kuralları ülke ülke ele alır. Oradan üç örnek:

• Almanya, e-posta reklamı için işletme alıcılar dahil önceden izin şartı arar.
• Hollanda, şirketlere gönderilen mesajlarda da izni başlangıç noktası olarak kabul eder; istisnalar dardır.
• Fransa, mesaj alıcının işiyle ilgiliyse ve her e-posta ücretsiz bir itiraz yolu sunuyorsa, mesleki bir adrese e-postayı kabul eder.

Bir "Sizin için biz yapalım" siparişi, herhangi bir şey gönderilmeden önce ülke bazında bir kural uygular:

• Almanya reddedilir. Sipariş formu ödemeden önce durur. Yasanın önceden izin ya da henüz sunmadığımız bir adımı şart koştuğu diğer ülkelerde ve henüz incelemediğimiz her ülkede de aynısını yapar.
• Hollanda ve Belçika'da bir sipariş yalnızca işletmenin kendi yayımladığı genel adrese yazar, örneğin info@ veya contact@. Asla içinde bir kişinin adı geçen bir adrese, asla Gmail ya da Hotmail gibi kişisel bir posta kutusuna yazmaz.

Bu kurallar siparişi hedef kitlenin en temkinli kısmında tutar. Bunlar temkinli bir varsayılan ayardır, kampanyanız hakkında hukuki bir görüş değildir. Durumunuzun kurallara uyup uymadığından emin değilseniz, ki Hollanda'da bu yerinde bir sorudur, sipariş vermeden önce o ülkedeki bir avukata danışın.

Kampanyayı uygulamada kendiniz başlatırsanız, ülkeleri ve adresleri siz seçersiniz ve aynı sorumluluk sizde olur.

3. E-posta adresleri nereden geliyor, güncel mi?

İşletmelerin kendisinden. Arama, seçtiğiniz türdeki ve bölgedeki işletmeleri herkese açık haritada bulur; adları, adresleri, telefon numaraları ve web siteleriyle birlikte. E-posta adresi, işletmenin kendi web sitesinde yayımladığı adrestir, genellikle ana sayfada ya da iletişim sayfasında. Hiçbir adresi bir isim kalıbından tahmin etmeyiz ve hiçbir adresi satın almayız.

Liste eski bir dosya değildir. Bir sipariş, ödemenizden sonra aramasını başlatır ve web siteleri o anda okunur.

Herhangi bir şey gönderilmeden önce her adres bir dizi kontrolden geçer:

• Doldurulmamış örnekler çıkarılır. Bir site şablonunun hiç doldurmadığı ornek@ gibi adresler kimsenin posta kutusu değildir.
• Başkasına ait adresler dışarıda bırakılır. Bir site kurucusunun ya da barındırma firmasının destek adresi, bir web tasarım ajansının adresi ya da noreply@ veya webmaster@ gibi kimsenin okumadığı bir kutu. Yalnızca işletmenin kendi alan adındaki bir adresi ya da işletmenin açıkça kendisinin kullandığı bir kutuyu kullanırız.
• Alan adı e-posta kabul etmelidir. Her gönderimden hemen önce adresin doğru biçimde olup olmadığını ve alan adının bir posta sunucusu olup olmadığını kontrol ederiz. Sunucusu olmayan bir alan adı atlanır ve asla gönderilmiş e-posta sayılmaz.
• Önceki başarısızlıklar dikkate alınır. Daha önce teslim edilemez olarak geri dönen bir adres engellenir ve ona bir daha yazılmaz.
• İtirazlar her yerde geçerlidir. Abonelikten çıkmış ya da silinmesini istemiş bir adres, gönderen kim olursa olsun atlanır.

Sınırlar konusunda dürüst olmak gerekirse: hiçbir kontrol bir posta kutusunun okunduğunu ya da yarın hâlâ var olacağını kanıtlayamaz. Bu yüzden kalıcı bir geri dönüş hemen kaydedilir ve ölü bir adres o andan itibaren engelli kalır.

4. E-postaları spam klasöründen ve kara listelerden nasıl uzak tutuyorsunuz?

Hiç kimse bir e-postanın asla spam klasörüne düşmeyeceğine söz veremez; söz veren tahmin yürütüyordur. Bizim yapabileceğimiz, postaların filtrelenmesine ve gönderenlerin listelere girmesine yol açan her şeyden kaçınmaktır:

• Kimliği doğrulanmış bir gönderen. Barındırdığımız her gönderim adresinin SPF ve DKIM kayıtları vardır; posta sağlayıcıları bir mesajın gerçekten iddia ettiği alan adından gelip gelmediğini bunlarla kontrol eder. Gönderim alan adlarımız ayrıca bir DMARC politikası yayımlar.
• Birden fazla alan adına dağıtılmış. Müşteriler birden fazla gönderim alan adına dağıtılır, böylece hiçbir alan adı herkesin postasını tek başına taşımaz.
• İnsani bir tempo. Bir sipariş, alıcılarınızın saat diliminde iş günlerinde ve mesai saatlerinde gönderir (siz başka bir seçim yapmadıkça pazartesiden cumaya, 09.00 ile 17.00 arası). Gönderen başına günlük bir sınır paketi birkaç iş gününe yayar ve her gönderim alan adı için ayrıca saatlik bir sınır vardır.
• Temiz listeler. 3. sorudaki kontroller ölü ve yanlış adresleri dışarıda tutar. Birden fazla kayıt aynı adresi paylaşsa bile her adrese kampanya başına tek bir e-posta gider ve bir sipariş zincirleri dışarıda bırakır: birkaç şubenin arkasındaki tek bir şirket alan adı bir genel merkezdir ve ona her şube için ayrı yazmak spam olur.
• E-postanız için bir koç. Ödemeden önce sipariş formu e-postanızı kontrol eder ve filtrelerin sevmediği şeyler konusunda sizi uyarır: büyük harflerle yazılmış bir konu satırı, birden fazla bağlantı, "garanti" gibi kelimeler, fazla uzun bir metin.
• Otomatik bir fren. Sistemimiz her gönderim alan adını izler. Geri dönüşler ya da spam şikayetleri güvenli bir seviyenin üstüne çıktığında, biri duruma bakana kadar gönderim durur. Barındırılan bir adres daha ilk spam şikayetinde durur.
• Sade, kişisel e-posta. Alt bilgi, bağlantı içermeyen iki kısa metin satırından oluşur; böylece e-posta bir bülten gibi değil, bir işletmenin diğerine yazdığı bir mesaj gibi okunur. Belçika'ya giden e-postalarda ayrıca bir abonelikten çıkma bağlantısı bulunur, çünkü oradaki kurallar bunu ister.

5. Alıcı kimin adını ve adresini görüyor?

Bir "Sizin için biz yapalım" siparişinde e-posta, işletmeniz için oluşturduğumuz bir gönderim adresinden çıkar:

• Gönderen adı işletmenizin adıdır, hesabınızdan alınır. Alıcının gelen kutusunda gördüğü budur.
• Adres yalnızca size aittir ve bizim yönettiğimiz bir gönderim alan adındadır. Sizin kendi alan adınız ya da günlük posta kutunuz değildir ve başka hiçbir müşteri bu adresten gönderim yapmaz.
• Yanıtlar size gelir. Leadralia hesabınızın e-posta adresine gider ve varsayılan olarak Leadralia'daki Yanıtlar sayfasında da görünür.
• Hayır adresi bizimdir. E-postanın altındaki "hayır" adresi bir Leadralia alan adındadır; böylece bir itiraz, siz ortada olmasanız bile her zaman bize ulaşır ve işlenir.

Neden ayrı bir gönderim alan adı? Kendi alan adınızı bu işin dışında tutar. Teklif ve faturalarınızı gönderdiğiniz adresin itibarı risk altına girmez ve sizin tarafınızda hiçbir şey kurmanız gerekmez.

Kendi adresinizi mi tercih edersiniz? Kampanyaları uygulamada kendiniz başlattığınızda, bunun yerine kendi posta kutunuzdan gönderebilirsiniz: Gmail ya da Outlook, herhangi bir SMTP posta kutusu veya kendi alan adınız.

6. Biri hayır dediğinde otomatik olarak çıkarılıyor mu?

Evet. Her kampanya e-postası, e-postanın dilinde kısa bir satırla biter: Bu e-posta size yanlışlıkla mı ulaştı ya da rahatsız mı etti? Aşağıdaki adrese "hayır" yazın, size başka e-posta gönderilmez. Bu adres o alıcıya özeldir.

• O adrese ulaşan her şey hayır sayılır. Form yok, giriş yok, gerekçe gerekmez. İzin mesajları gibi otomatik yanıtlar dikkate alınmaz.
• Otomatik olarak işlenir. Adres potansiyel müşteri verilerinden çıkarılır ve hem sizin için hem de Leadralia'daki diğer tüm gönderenler için engellenir. "Hayır" farklı bir adresten geldiyse aynısı o adres için de yapılır.
• Belçika'ya ayrıca bir bağlantı gider. Belçikalı işletmelere giden e-postalarda ayrıca bir abonelikten çıkma bağlantısı bulunur. Bağlantı, tek bir tıklamanın onayladığı bir sayfa açar ve o gönderenden başka e-posta gelmez.
• Spam şikayeti de sayılır. Barındırılan bir adresten gelen e-postayı spam olarak işaretleyen kişi, platformdaki tüm gönderenler için engellenir.
• Veri hakları sayfası her zaman çalışır. Bir işletme veri hakları sayfamızdan da itiraz edebilir ya da silinmeyi talep edebilir. E-postayla yapılan bir onayın ardından bu, tüm platformda geçerli olur.

Otomatik olmayan tek şey şudur: size "lütfen bizi listenizden çıkarın" diyen sıradan bir yanıt, diğer yanıtlar gibi size ulaşır. Bir sipariş her adrese yalnızca bir kez yazar ve otomatik hatırlatma göndermez, dolayısıyla o siparişten zaten başka bir şey çıkmaz. Yine de bu talebe daha sonra göndereceğiniz her şeyde uymak sizin sorumluluğunuzdadır.

Bir bakışta altı yanıt

Özetle

Bu altı soru, sizin için e-posta göndermeyi teklif eden herkes için iyi bir sınavdır, biz de dahil. Soruları yazılı sorun ve doğrulayabileceğiniz yanıtlar bekleyin.

Bizim yanıtlarımız özetle şöyle: yalnızca işletmelerin kendi yayımladıkları, göndermeden önce kontrol edilen adresler, sizin adınıza kimliği doğrulanmış bir adresten insani bir tempo, bir şeyler ters gittiğinde otomatik bir duruş ve ilk seferde işlenen bir "hayır". Sizde kalan, hiçbir aracın devralamayacağı kısımdır: yazdığınız işletmeler için anlamlı bir teklif ve kampanyanızın gönderdiğiniz ülkenin kurallarına uyduğuna dair değerlendirme.

Bir siparişin nasıl göründüğünü hiçbir şey ödemeden görmek isterseniz, ücretsiz bir hesap oluşturun. Ödemenizden önce hiçbir şey aranmaz ya da gönderilmez ve yalnızca sizin onayladığınız e-posta gider.