Six questions à poser avant que quelqu'un envoie des e-mails en votre nom

Un restaurant nous a récemment envoyé six questions avant de décider s'il laissait Leadralia écrire à d'autres entreprises en son nom. C'étaient exactement les bonnes questions. Quiconque propose d'envoyer des e-mails en votre nom devrait pouvoir répondre clairement à chacune d'elles, et par écrit.

Voici les réponses que nous avons données, pour tous ceux qui hésitent devant le même choix. Elles décrivent le fonctionnement actuel de Leadralia, en particulier nos commandes « On s'en occupe pour vous » : vous validez l'e-mail, nous nous chargeons de la recherche et de l'envoi. Quand la réponse honnête est « cela dépend », nous le disons.

Cet article est une information générale, pas un conseil juridique. La campagne reste la vôtre : elle part en votre nom, avec le texte que vous avez validé, et vous en restez responsable. Pour le contexte juridique, lisez notre guide sur la prospection B2B par e-mail et le RGPD.

1. Les e-mails respectent-ils le RGPD et les règles de prospection par e-mail ?

Deux ensembles de règles s'appliquent, et il vaut mieux les distinguer. Le RGPD décide si des coordonnées professionnelles peuvent être collectées et utilisées. Les règles nationales sur la prospection par e-mail décident si un message donné peut être envoyé. Ce second ensemble varie d'un pays à l'autre, c'est pourquoi la question 2 a sa propre section.

Côté RGPD, voici ce que fait Leadralia :

• Uniquement des données professionnelles publiques. Les fiches proviennent de ce que les entreprises publient elles-mêmes : leur fiche publique sur la carte et leur propre site web. Pas de listes achetées, pas de courtiers en données, et nous ne revendons jamais les données.
• Une base légale annoncée. Les données de prospects professionnels sont traitées sur la base de l'intérêt légitime, comme l'explique notre déclaration de confidentialité, et chacun peut s'y opposer à tout moment.
• Des rôles clairs. Pour votre campagne, vous êtes le responsable du traitement et Leadralia est votre sous-traitant, qui agit selon vos instructions. Un accord de traitement des données est disponible sur demande pour les clients professionnels.
• La transparence dans le message lui-même. Chaque e-mail de campagne indique que les coordonnées de l'entreprise proviennent de sources publiques en ligne, et explique au lecteur comment dire non.
• Des droits qui fonctionnent sans nous. Chacun peut demander l'accès, la rectification, l'effacement ou s'opposer sur notre page consacrée aux droits sur les données, sans compte.
• Des données dans l'UE autant que possible. Notre base de données est hébergée dans l'UE et les e-mails de campagne partent via une région de l'UE.

Ce qu'aucun outil ne peut faire, c'est juger votre campagne à votre place. Sa licéité dépend aussi de ce que vous proposez, à qui et dans quel pays. Nos conditions le disent sans détour : il vous faut une base légale valable pour les entreprises que vous contactez, et vous respectez chaque désinscription.

En bref. Leadralia veille à ce que l'outil fasse sa part : la source, la mention, la porte de sortie et les droits sur les données. Le message, l'audience et la responsabilité des deux restent chez vous.

2. Pouvez-vous écrire à des entreprises qui n'ont jamais donné leur consentement ?

Cela dépend du pays, et nous ne prétendrons pas le contraire. Notre guide sur le RGPD présente les règles pays par pays. Trois exemples :

• L'Allemagne exige un consentement préalable pour la publicité par e-mail, y compris envers les destinataires professionnels.
• Les Pays-Bas prennent aussi le consentement comme point de départ pour les messages adressés aux entreprises, avec des exceptions étroites.
• La France accepte l'e-mail vers une adresse professionnelle lorsque le message concerne l'activité du destinataire et que chaque envoi offre un moyen gratuit de s'y opposer.

Une commande « On s'en occupe pour vous » applique une règle par pays avant tout envoi :

• L'Allemagne est refusée. Le formulaire de commande s'arrête avant le paiement. Il fait de même pour d'autres pays où la loi exige un consentement préalable, ou une étape que nous ne proposons pas encore, et pour tout pays que nous n'avons pas encore examiné.
• Aux Pays-Bas et en Belgique, une commande n'écrit qu'à l'adresse générale qu'une entreprise publie elle-même, comme info@ ou contact@. Jamais à une adresse contenant le nom d'une personne, et jamais à une boîte privée comme Gmail ou Hotmail.

Ces règles limitent une commande à la partie la plus prudente de l'audience. Ce sont des réglages prudents par défaut, pas un avis juridique sur votre campagne. Si vous n'êtes pas sûr que votre situation entre dans les règles, et aux Pays-Bas la question se pose légitimement, vérifiez-le avec un avocat du pays concerné avant de commander.

Si vous lancez vous-même une campagne dans l'application, c'est vous qui choisissez les pays et les adresses, et la même responsabilité vous revient.

3. D'où viennent les adresses e-mail, et sont-elles à jour ?

Des entreprises elles-mêmes. La recherche trouve sur la carte publique les entreprises du type et de la zone que vous avez choisis, avec leur nom, leur adresse, leur téléphone et leur site web. L'adresse e-mail est celle que l'entreprise publie sur son propre site, le plus souvent sur la page d'accueil ou la page de contact. Nous ne devinons jamais une adresse à partir d'un modèle de nom, et nous n'en achetons jamais.

La liste n'est pas un vieux fichier. Une commande lance sa recherche après votre paiement, et les sites web sont lus à ce moment-là.

Avant tout envoi, chaque adresse passe une série de contrôles :

• Les exemples non remplis sont écartés. Les adresses qu'un modèle de site n'a jamais complétées, comme exemple@, ne sont la boîte de personne.
• Les adresses qui appartiennent à quelqu'un d'autre sont écartées. L'adresse de support d'un créateur de sites ou d'un hébergeur, celle d'une agence web, ou une boîte que personne ne lit, comme noreply@ ou webmaster@. Nous n'utilisons qu'une adresse sur le domaine propre de l'entreprise, ou une boîte que l'entreprise utilise manifestement elle-même.
• Le domaine doit accepter les e-mails. Juste avant chaque envoi, nous vérifions que l'adresse est bien formée et que son domaine dispose d'un serveur de messagerie. Un domaine qui n'en a pas est ignoré et ne compte jamais comme un e-mail envoyé.
• Les échecs passés comptent. Une adresse déjà revenue comme non distribuable est bloquée et n'est plus jamais écrite.
• Les oppositions valent partout. Une adresse qui s'est désinscrite ou qui a demandé son effacement est ignorée, quel que soit l'expéditeur.

Soyons honnêtes sur les limites : aucun contrôle ne peut prouver qu'une boîte est lue, ni qu'elle existera encore demain. C'est pourquoi un rebond définitif est enregistré aussitôt, et une adresse morte reste bloquée à partir de ce moment.

4. Comment évitez-vous le dossier spam et les listes noires ?

Personne ne peut promettre qu'un e-mail n'atterrira jamais dans le dossier spam, et celui qui le promet devine. Ce que nous pouvons faire, c'est éviter tout ce qui fait filtrer les messages et inscrire les expéditeurs sur des listes :

• Un expéditeur authentifié. Chaque adresse d'envoi que nous hébergeons dispose d'enregistrements SPF et DKIM, les contrôles qui permettent aux fournisseurs de messagerie de vérifier qu'un message vient bien du domaine qu'il annonce, et nos domaines d'envoi publient une politique DMARC.
• Réparti sur plusieurs domaines. Les clients sont répartis sur plusieurs domaines d'envoi, pour qu'aucun domaine ne porte à lui seul les envois de tout le monde.
• Un rythme humain. Une commande envoie les jours ouvrés, aux heures de bureau du fuseau horaire de vos destinataires (du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, sauf si vous choisissez autrement). Une limite quotidienne par expéditeur étale un forfait sur plusieurs jours ouvrés, et une limite horaire s'applique à chaque domaine d'envoi.
• Des listes propres. Les contrôles de la question 3 écartent les adresses mortes ou erronées. Chaque adresse reçoit un seul message par campagne, même si plusieurs fiches la partagent, et une commande laisse de côté les chaînes : un domaine d'entreprise derrière plusieurs établissements est un siège, et lui écrire une fois par établissement serait du spam.
• Un coach pour votre e-mail. Avant le paiement, le formulaire de commande relit votre e-mail et vous avertit de ce que les filtres n'aiment pas : un objet en majuscules, plus d'un lien, des mots comme « garanti », un texte trop long.
• Un frein automatique. Notre système surveille chaque domaine d'envoi. Quand les rebonds ou les plaintes pour spam dépassent un seuil sûr, l'envoi se met en pause jusqu'à ce que quelqu'un examine la situation. Une adresse hébergée s'arrête dès la toute première plainte pour spam.
• Un message simple et personnel. Le pied de page tient en deux courtes lignes de texte sans lien, pour que le message se lise comme une entreprise qui écrit à une autre, pas comme une newsletter. Les e-mails vers la Belgique portent en plus un lien de désinscription, comme les règles l'y demandent.

5. Quel nom et quelle adresse le destinataire voit-il ?

Dans une commande « On s'en occupe pour vous », le message part d'une adresse d'envoi que nous créons pour votre entreprise :

• Le nom d'expéditeur est celui de votre entreprise, repris de votre compte. C'est ce que le destinataire voit dans sa boîte de réception.
• L'adresse n'appartient qu'à vous, sur un domaine d'envoi que nous gérons. Ce n'est ni votre propre domaine ni votre boîte de tous les jours, et aucun autre client n'envoie depuis elle.
• Les réponses vous parviennent. Elles vont à l'adresse e-mail de votre compte Leadralia et apparaissent aussi, par défaut, sur la page Réponses de Leadralia.
• L'adresse de désinscription est la nôtre. L'adresse du « non » en bas du message se trouve sur un domaine de Leadralia, pour qu'une opposition nous parvienne toujours et soit traitée, même en votre absence.

Pourquoi un domaine d'envoi séparé ? Il tient votre propre domaine à l'écart. La réputation de l'adresse avec laquelle vous envoyez devis et factures n'est pas en jeu, et rien n'est à configurer de votre côté.

Vous préférez votre propre adresse ? Quand vous lancez vous-même des campagnes dans l'application, vous pouvez envoyer depuis votre propre boîte : Gmail ou Outlook, n'importe quelle boîte SMTP, ou votre propre domaine.

6. Quand quelqu'un dit non, est-il retiré automatiquement ?

Oui. Chaque e-mail de campagne se termine par une courte ligne dans la langue du message : ce message vous est parvenu par erreur ou vous dérange ? Envoyez « non » à l'adresse indiquée et vous ne recevrez plus rien. Cette adresse est propre à ce destinataire.

• Tout ce qui arrive à cette adresse compte comme un non. Pas de formulaire, pas de connexion, pas de justification. Les réponses automatiques, comme les messages d'absence, sont ignorées.
• Le traitement est automatique. L'adresse est retirée des données de prospects et bloquée, pour vous et pour tout autre expéditeur sur Leadralia. Il en va de même pour l'adresse d'où vient le « non », si elle est différente.
• La Belgique reçoit aussi un lien. Les e-mails aux entreprises belges portent en plus un lien de désinscription. Il ouvre une page où un clic confirme, et plus aucun message de cet expéditeur ne suit.
• Une plainte pour spam compte aussi. Quiconque signale comme spam un message venant d'une adresse hébergée est bloqué pour tous les expéditeurs de la plateforme.
• La page des droits sur les données fonctionne à tout moment. Une entreprise peut aussi s'opposer ou demander l'effacement sur notre page consacrée aux droits sur les données. Après une confirmation par e-mail, cela s'applique à toute la plateforme.

Une chose n'est pas automatique : une réponse ordinaire qui vous dit « merci de nous retirer de votre liste » vous parvient comme n'importe quelle réponse. Une commande n'écrit qu'une fois à chaque adresse et n'envoie aucune relance automatique, donc rien d'autre ne part de toute façon depuis cette commande. La demande reste néanmoins à respecter par vous dans tout ce que vous enverrez plus tard.

Les six réponses en un coup d'œil

En résumé

Ces six questions sont un bon test pour quiconque propose d'envoyer des e-mails pour vous, nous compris. Posez-les par écrit, et attendez des réponses que vous pouvez vérifier.

Les nôtres se résument ainsi : uniquement ce que les entreprises publient elles-mêmes, des adresses contrôlées avant l'envoi, un rythme humain depuis une adresse authentifiée à votre nom, un arrêt automatique quand quelque chose tourne mal, et un « non » traité dès la première fois. Ce qui vous revient, c'est ce qu'aucun outil ne peut reprendre : une offre qui compte pour les entreprises auxquelles vous écrivez, et le jugement que votre campagne respecte les règles du pays visé.

Pour voir à quoi ressemble une commande avant de payer quoi que ce soit, créez un compte gratuit. Rien n'est recherché ni envoyé avant votre paiement, et seul l'e-mail que vous avez validé part.