Sei domande da fare prima che qualcuno invii email a tuo nome

Un ristorante ci ha mandato di recente sei domande prima di decidere se lasciare che Leadralia scrivesse ad altre aziende a suo nome. Erano esattamente le domande giuste. Chiunque si offra di inviare email a tuo nome dovrebbe saper rispondere a ciascuna con chiarezza, e per iscritto.

Ecco le risposte che abbiamo dato, per chi si trova davanti alla stessa scelta. Descrivono come funziona oggi Leadralia, in particolare nei nostri ordini "Ci pensiamo noi": tu approvi l'email, noi ci occupiamo della ricerca e dell'invio. Quando la risposta onesta è "dipende", lo diciamo.

Questo articolo è informazione generale, non consulenza legale. La campagna resta tua: parte a tuo nome, con il testo che hai approvato, e ne resti responsabile. Per il quadro giuridico, leggi la nostra guida su email a freddo B2B e GDPR.

1. Le email rispettano il GDPR e le regole sul marketing via email?

Valgono due insiemi di regole, ed è utile tenerli distinti. Il GDPR stabilisce se i dati di contatto delle aziende possono essere raccolti e usati. Le regole nazionali sul marketing via email stabiliscono se un certo messaggio può essere inviato. Il secondo insieme cambia da paese a paese, ed è per questo che la domanda 2 ha una sezione tutta sua.

Sul fronte del GDPR, ecco cosa fa Leadralia:

• Solo dati aziendali pubblici. Le schede nascono da ciò che le aziende pubblicano su se stesse: la loro scheda pubblica sulla mappa e il loro sito. Niente liste comprate, niente intermediari di dati, e non rivendiamo mai i dati.
• Una base giuridica dichiarata. I dati dei lead aziendali sono trattati sulla base del legittimo interesse, come spiega la nostra informativa sulla privacy, e chiunque può opporsi in qualsiasi momento.
• Ruoli chiari. Per la tua campagna sei tu il titolare del trattamento e Leadralia è il tuo responsabile, che agisce secondo le tue istruzioni. I clienti business possono chiedere un accordo sul trattamento dei dati.
• Trasparenza nel messaggio stesso. Ogni email di campagna dice che i dati dell'azienda provengono da fonti pubbliche online, e spiega al lettore come dire di no.
• Diritti che funzionano senza di noi. Chiunque può chiedere accesso, rettifica, cancellazione od opporsi sulla nostra pagina dei diritti sui dati, senza account.
• Dati nell'UE dove possibile. Il nostro database è ospitato nell'UE e le email di campagna partono da una regione UE.

Quello che nessuno strumento può fare è giudicare la tua campagna al posto tuo. La sua liceità dipende anche da cosa offri, a chi e in quale paese. I nostri termini lo dicono senza giri di parole: ti serve una base giuridica valida per le aziende che contatti, e rispetti ogni disiscrizione.

In breve. Leadralia fa in modo che lo strumento faccia la sua parte: la fonte, l'avviso, la via d'uscita e i diritti sui dati. Il messaggio, il pubblico e la responsabilità di entrambi restano a te.

2. Potete scrivere ad aziende che non hanno mai dato il consenso?

Dipende dal paese, e non faremo finta che sia diverso. La nostra guida sul GDPR passa in rassegna le regole paese per paese. Tre esempi:

• La Germania richiede il consenso preventivo per la pubblicità via email, anche verso destinatari aziendali.
• I Paesi Bassi prendono anche per i messaggi alle aziende il consenso come punto di partenza, con eccezioni ristrette.
• La Francia accetta l'email a un indirizzo professionale quando il messaggio riguarda il lavoro del destinatario e ogni invio offre un modo gratuito per opporsi.

Un ordine "Ci pensiamo noi" applica una regola per paese prima di inviare qualsiasi cosa:

• La Germania viene rifiutata. Il modulo d'ordine si ferma prima del pagamento. Fa lo stesso con altri paesi in cui la legge richiede il consenso preventivo, o un passaggio che non offriamo ancora, e con ogni paese che non abbiamo ancora esaminato.
• Nei Paesi Bassi e in Belgio un ordine scrive solo all'indirizzo generale che l'azienda stessa pubblica, come info@ o contact@. Mai a un indirizzo con il nome di una persona, e mai a una casella privata come Gmail o Hotmail.

Queste regole tengono l'ordine nella parte più prudente del pubblico. Sono un'impostazione prudente, non un parere legale sulla tua campagna. Se non sei sicuro che la tua situazione rientri nelle regole, e nei Paesi Bassi è una domanda legittima, verificalo con un avvocato di quel paese prima di ordinare.

Se lanci tu stesso una campagna dall'app, sei tu a scegliere paesi e indirizzi, e la stessa responsabilità ricade su di te.

3. Da dove vengono gli indirizzi email, e sono aggiornati?

Dalle aziende stesse. La ricerca trova sulla mappa pubblica le aziende del tipo e della zona che hai scelto, con nome, indirizzo, telefono e sito. L'indirizzo email è quello che l'azienda pubblica sul proprio sito, di solito nella home page o nella pagina contatti. Non indoviniamo mai un indirizzo partendo da uno schema di nomi, e non ne compriamo mai.

La lista non è un vecchio file. Un ordine avvia la ricerca dopo il pagamento, e i siti vengono letti in quel momento.

Prima di qualsiasi invio, ogni indirizzo supera una serie di controlli:

• Via gli esempi mai compilati. Gli indirizzi che un modello di sito non ha mai compilato, come esempio@, non sono la casella di nessuno.
• Restano fuori gli indirizzi di altri. L'indirizzo di assistenza di un costruttore di siti o di un hosting, quello di un'agenzia web, o una casella che nessuno legge, come noreply@ o webmaster@. Usiamo solo un indirizzo sul dominio dell'azienda, o una casella che l'azienda usa chiaramente.
• Il dominio deve accettare email. Subito prima di ogni invio controlliamo che l'indirizzo sia ben formato e che il suo dominio abbia un server di posta. Un dominio senza server viene saltato e non conta mai come email inviata.
• I fallimenti precedenti contano. Un indirizzo già tornato indietro come non recapitabile viene bloccato e non riceve altre email.
• Le opposizioni valgono ovunque. Un indirizzo che si è disiscritto o ha chiesto la cancellazione viene saltato, chiunque sia il mittente.

Onestamente, sui limiti: nessun controllo può dimostrare che una casella venga letta, o che esista ancora domani. Per questo un rimbalzo definitivo viene registrato subito, e un indirizzo morto resta bloccato da quel momento.

4. Come tenete le email fuori dallo spam e dalle liste nere?

Nessuno può promettere che un'email non finisca mai nello spam, e chi lo promette sta tirando a indovinare. Quello che possiamo fare è evitare tutto ciò che fa filtrare la posta e finire i mittenti in lista:

• Un mittente autenticato. Ogni indirizzo di invio che ospitiamo ha record SPF e DKIM, i controlli con cui i provider di posta verificano che un messaggio arrivi davvero dal dominio che dichiara, e i nostri domini di invio pubblicano una policy DMARC.
• Distribuito su più domini. I clienti sono ripartiti su più domini di invio, così nessun dominio porta da solo la posta di tutti.
• Un ritmo umano. Un ordine invia nei giorni feriali, in orario d'ufficio nel fuso orario dei tuoi destinatari (dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00, salvo diversa scelta). Un limite giornaliero per mittente distribuisce un pacchetto su più giorni lavorativi, e ogni dominio di invio ha anche un limite orario.
• Liste pulite. I controlli della domanda 3 tengono fuori gli indirizzi morti o sbagliati. Ogni indirizzo riceve un solo messaggio per campagna, anche se lo condividono più schede, e un ordine lascia fuori le catene: un dominio aziendale dietro più sedi è una sede centrale, e scriverle una volta per sede sarebbe spam.
• Un coach per la tua email. Prima del pagamento, il modulo d'ordine controlla la tua email e ti avvisa di ciò che i filtri non amano: un oggetto in maiuscolo, più di un link, parole come "garantito", un testo troppo lungo.
• Un freno automatico. Il nostro sistema sorveglia ogni dominio di invio. Quando i rimbalzi o le segnalazioni di spam superano una soglia sicura, l'invio si mette in pausa finché qualcuno non ha controllato. Un indirizzo ospitato si ferma già alla primissima segnalazione di spam.
• Posta semplice e personale. Il piè di pagina è fatto di due brevi righe di testo senza link, così il messaggio si legge come un'azienda che scrive a un'altra, non come una newsletter. La posta verso il Belgio contiene anche un link di disiscrizione, perché lì lo chiedono le regole.

5. Quale nome e quale indirizzo vede il destinatario?

In un ordine "Ci pensiamo noi", il messaggio parte da un indirizzo di invio che creiamo per la tua azienda:

• Il nome del mittente è il nome della tua azienda, preso dal tuo account. È quello che il destinatario vede nella posta in arrivo.
• L'indirizzo è solo tuo, su un dominio di invio che gestiamo noi. Non è il tuo dominio né la tua casella di tutti i giorni, e nessun altro cliente invia da lì.
• Le risposte arrivano a te. Vanno all'indirizzo email del tuo account Leadralia e, per impostazione predefinita, compaiono anche nella pagina Risposte di Leadralia.
• L'indirizzo per dire no è nostro. L'indirizzo del "no" in fondo al messaggio sta su un dominio di Leadralia, così un'opposizione ci arriva sempre e viene elaborata, anche quando non ci sei.

Perché un dominio di invio separato? Tiene fuori il tuo dominio. La reputazione dell'indirizzo con cui mandi preventivi e fatture non è in gioco, e non devi configurare niente.

Preferisci il tuo indirizzo? Quando lanci campagne tu stesso dall'app, puoi inviare dalla tua casella: Gmail o Outlook, qualsiasi casella SMTP, o il tuo dominio.

6. Quando qualcuno dice no, viene rimosso automaticamente?

Sì. Ogni email di campagna termina con una breve riga nella lingua del messaggio: questo messaggio le è arrivato per errore o la disturba? Invii "no" all'indirizzo indicato e non riceverà più nulla. Quell'indirizzo è unico per quel destinatario.

• Tutto ciò che arriva a quell'indirizzo vale come un no. Nessun modulo, nessun accesso, nessuna motivazione. Le risposte automatiche, come i messaggi di assenza, vengono ignorate.
• Viene elaborato in automatico. L'indirizzo viene tolto dai dati dei lead e bloccato, per te e per ogni altro mittente su Leadralia. Lo stesso vale per l'indirizzo da cui è arrivato il "no", se è un altro.
• Il Belgio riceve anche un link. La posta alle aziende belghe contiene anche un link di disiscrizione. Apre una pagina in cui un clic conferma, e da quel mittente non arriva più nulla.
• Anche una segnalazione di spam conta. Chi segnala come spam un messaggio di un indirizzo ospitato viene bloccato per tutti i mittenti della piattaforma.
• La pagina dei diritti sui dati funziona sempre. Un'azienda può anche opporsi o chiedere la cancellazione sulla nostra pagina dei diritti sui dati. Dopo una conferma via email, vale per tutta la piattaforma.

C'è una cosa che non avviene in automatico: una normale risposta che ti dice "per favore toglieteci dalla vostra lista" ti arriva come qualsiasi altra risposta. Un ordine scrive a ogni indirizzo una sola volta e non manda solleciti automatici, quindi da quell'ordine non parte comunque nient'altro. Rispettare quella richiesta in tutto ciò che invierai dopo resta però compito tuo.

Le sei risposte in breve

In sintesi

Queste sei domande sono un buon banco di prova per chiunque si offra di inviare email per te, noi compresi. Falle per iscritto, e aspettati risposte che puoi verificare.

Le nostre si riducono a questo: solo ciò che le aziende pubblicano su se stesse, indirizzi controllati prima dell'invio, un ritmo umano da un indirizzo autenticato a tuo nome, uno stop automatico quando qualcosa va storto, e un "no" elaborato alla prima volta. A te resta ciò che nessuno strumento può fare al posto tuo: un'offerta che conti per le aziende a cui scrivi, e il giudizio che la tua campagna rispetti le regole del paese a cui invii.

Se vuoi vedere com'è un ordine prima di pagare qualsiasi cosa, crea un account gratuito. Nulla viene cercato o inviato prima del pagamento, e parte solo l'email che hai approvato.