La prima email a un'azienda che non ti conosce: una guida pratica

Il primo messaggio a un'azienda che non ha mai sentito parlare di te è l'email più difficile di tutta la vendita. Chi legge non ti deve nulla, ha la casella piena e un tasto per cancellare, e decide in circa due secondi se sei una persona con un motivo per scrivere o l'ennesimo invio di massa.

La maggior parte dei primi messaggi perde quella partita per le stesse poche ragioni: sono scritti per tutti, parlano di chi scrive, chiedono troppo e arrivano in un momento che rivela al lettore che li ha spediti una macchina. Niente di tutto questo dipende dal talento. Dipende dalla preparazione.

Questa guida percorre l'intero primo contatto nell'ordine giusto: a chi scrivi, cosa scrivi, come lo invii e cosa fai quando qualcuno risponde. A ogni passaggio mostriamo dove Leadralia fa il lavoro pesante e dove il lavoro resta tuo.

Decidi a chi scrivi prima di scrivere una parola

Un messaggio scritto per "le aziende" non è scritto per nessuno. La strada più veloce verso un'email migliore è una lista più stretta: un solo tipo di attività in una sola zona. Dentisti a Torino. Officine a Bologna. Studi di architettura entro dieci chilometri dal tuo ufficio.

Una lista stretta ti dà tre vantaggi. Puoi dire qualcosa che vale per ogni lettore che contiene. Puoi controllarla a occhio prima che parta qualsiasi cosa. E quando arrivano le risposte, impari qualcosa di preciso su un mercato invece di qualcosa di vago su tutti.

La lista, poi, deve essere pulita. Un indirizzo che rimbalza ti costa denaro e, peggio, insegna ai provider di posta che scrivi a caselle morte. Gli indirizzi indovinati (nome@azienda, oppure info@ per un'azienda che non lo usa) rimbalzano molto più spesso di quelli che l'azienda ha pubblicato da sé.

In Leadralia. Scegli la zona sulla mappa e il tipo di attività, e ogni azienda di quel tipo in quella zona arriva in diretta dalla mappa, con nome, indirizzo, telefono, sito, valutazione e recensioni. L'indirizzo email viene trovato sul sito dell'azienda stessa e verificato prima che tu possa scriverle. Vedi email trovate e verificate contro email indovinate.

Scrivi per il settore, non per il mercato

Quando la lista è un solo settore, il messaggio può parlare della realtà di quel settore. Un idraulico e un ristorante vogliono entrambi più clienti, ma non gli stessi clienti e non per la stessa ragione. I clienti migliori dell'idraulico sono amministratori di condominio e proprietari di immobili con un flusso costante di riparazioni. Il ristorante cerca aziende che prenotano pranzi ed eventi.

Prima di scrivere, rispondi a una domanda in una sola frase: chi sono i clienti migliori dell'azienda a cui scrivo, e in che modo la mia offerta li avvicina? Se non sai rispondere, non sei ancora pronto a scrivere a quel settore.

Poi usa i dettagli che hai davvero. Nome e città dell'azienda sono il minimo. La categoria ti dice di cosa si occupa. Il sito e le recensioni spesso ti dicono di cosa va fiera. Usa uno di questi dettagli perché serve al tuo discorso, non per dimostrare che hai guardato.

In Leadralia. Un messaggio può contenere segnaposto come {name}, {city} e {category}, compilati per ogni azienda al momento dell'invio. L'AI integrata può scrivere una prima bozza partendo da una frase sulla tua offerta, e tu leggi, modifichi e approvi ogni parola prima che parta qualcosa. Approfondisci in l'AI scrive il messaggio, tu approvi ogni parola.

L'oggetto e la prima frase fanno quasi tutto il lavoro

La maggior parte dei lettori vede due cose prima di decidere: l'oggetto e la prima riga del testo. Entrambe devono parlare del lettore.

Un buon oggetto è breve, preciso e onesto. "Contratti di manutenzione per Impianti Ferrari" dice al lettore di cosa tratta l'email e che era pensata per lui. "Una domanda veloce", "Ti ricontatto" o un finto "Re:" possono strappare un'apertura, ma fanno perdere per sempre la fiducia del lettore.

La prima frase deve dire perché scrivi a questa azienda, adesso. Non chi sei, non da quanti anni esisti, non quanto sei entusiasta. Il tuo nome e la tua azienda sono già nella riga del mittente.

Alcuni schemi che funzionano:

• Una domanda sulla loro attività in cui puoi davvero aiutare: "Oggi come trovate nuovi amministratori di condominio per cui lavorare?"
• Un'osservazione sul loro mercato: "La maggior parte degli uffici di Milano cambia il contratto di pulizie in autunno."
• Un risultato concreto che la tua offerta produce, detto in modo semplice e senza numeri inventati.

Un'idea, una richiesta, un link

Un primo messaggio non è una brochure. Porta un'idea e chiede una piccola cosa. Ogni paragrafo, funzione o link in più dà al lettore un motivo in più per rimandare.

Fai una richiesta piccola. "Rispondi sì e ti mando i dettagli" è più facile da accettare di "prenota una demo di 30 minuti". Se aggiungi un link, aggiungine uno solo, e assicurati che la pagina dietro mantenga la promessa dell'email. Un'email sui contratti di manutenzione che apre una homepage generica costringe il lettore a cercare il collegamento, e la maggior parte non lo farà.

Anche la forma deve restare semplice. Un messaggio breve e lineare, con una firma chiara, si legge come scritto da una persona. Impaginazioni pesanti, immagini grandi e più pulsanti sembrano una newsletter a cui il lettore non si è mai iscritto, e hanno più probabilità di finire filtrati.

Invialo come farebbe una persona

Come e quando arriva un messaggio dice tanto quanto il suo contenuto.

• Invia in orario di lavoro, nel fuso orario del lettore. Un'email aziendale che arriva alle tre di notte dice al lettore che non è stata spedita a mano. Da martedì a giovedì, a metà mattina, è un punto di partenza sensato; prova sul tuo mercato.
• Parti in piccolo e cresci. Una casella o un dominio nuovi che all'improvviso inviano centinaia di messaggi sembrano uno spammer ai provider di posta. All'inizio invia qualche decina di messaggi al giorno e aumenta il volume finché le risposte e il tasso di rimbalzo restano sani.
• Tieni d'occhio il tasso di rimbalzo. Se più di qualche punto percentuale dei tuoi messaggi rimbalza, fermati e pulisci la lista prima di inviare altro.
• Conosci le regole del Paese a cui scrivi. Se tu possa scrivere a un'azienda senza consenso preventivo dipende dal Paese, e alcuni Paesi applicano le regole sul consenso anche agli indirizzi aziendali. Leggi la nostra guida all'email a freddo B2B e al GDPR e controlla il tuo mercato prima del primo invio.

In Leadralia. I messaggi partono dalla tua casella (Gmail, Outlook o qualsiasi casella SMTP) o dal tuo dominio. Un nuovo mittente parte con piccoli limiti giornalieri che crescono nelle prime settimane, e l'invio si mette in pausa da solo quando rimbalzi o segnalazioni aumentano. Vedi sullo schermo il pubblico esatto e il costo esatto prima che parta qualsiasi cosa.

Rispondi in giornata

L'errore più costoso della prospezione avviene dopo l'invio: una risposta a cui nessuno risponde. Chi scrive "mi dica di più" è interessato oggi. Fra tre giorni ti ha dimenticato, o ha trovato qualcun altro.

Organizza le risposte prima di inviare. Decidi chi le legge, con che frequenza, e qual è la risposta standard alle tre domande più probabili. Poi rispondi a ogni risposta scritta da una persona entro la giornata lavorativa, comprese quelle negative.

Aspettati tre tipi di risposta:

• Interessato. Rispondi in fretta, rispondi alla domanda che ti hanno fatto e proponi un solo passo successivo concreto.
• Non ora. Ringrazia, chiedi se puoi riscrivere fra qualche mese e annota la data.
• Non interessato, o infastidito. Scusati in breve, conferma che non riceverà più tue notizie e fai in modo che sia così. Qualcuno chiamerà spam un primo messaggio, per quanto pertinente sia. Una risposta calma e rispettosa è l'unica buona.

In Leadralia. Le risposte arrivano in una casella dentro Leadralia, accanto all'azienda da cui provengono. Ogni contatto ha uno stato, una nota e una data di ricontatto, così "riscrivere a marzo" non vive su un post-it.

Rendi facile andarsene

Un primo messaggio deve sempre dire al lettore come smettere di ricevere tue notizie, con un solo passaggio semplice. Protegge il lettore, in molti Paesi è obbligatorio e protegge anche te: un lettore che può cancellarsi non ha bisogno di premere "segnala come spam", e sono proprio le segnalazioni di spam a danneggiare di più un mittente.

Tieni una lista di tutti quelli che hanno chiesto di essere lasciati in pace o il cui indirizzo è rimbalzato, e non scrivere mai più a loro, da nessuna casella, in nessuna campagna.

In Leadralia. Ogni messaggio termina con una frase di una riga sulla fonte e un'uscita semplice: inviare "no" all'indirizzo in fondo e non arriva più nulla (la posta verso il Belgio contiene anche un link di disiscrizione). Cancellazioni e rimbalzi definitivi vengono ricordati, quindi allo stesso indirizzo non si scrive di nuovo.

Una checklist prima di premere invia

In sintesi

Un buon primo messaggio non è brillante. È preparato: una lista stretta di aziende reali, un messaggio sui loro clienti invece che sul tuo prodotto, una piccola richiesta, un momento umano per inviarlo e una risposta rapida e cortese a chiunque risponda.

Leadralia si occupa delle parti che richiedono più tempo: trovare ogni azienda di un certo tipo in una zona, trovare e verificare i loro indirizzi email, preparare una bozza di messaggio che approvi tu, inviarlo dalla tua casella a un ritmo prudente e tenere in un unico posto risposte, cancellazioni e ricontatti. Il giudizio su a chi scrivere e cosa dire resta tuo, ed è da lì che arrivano i risultati.

Puoi provarlo senza carta: il piano gratuito include 25 aziende e 25 invii email al mese. Inizia gratis.