ستة أسئلة تطرحها قبل أن يرسل أحد رسائل بريد إلكتروني باسمك

أرسل إلينا مطعم مؤخراً ستة أسئلة قبل أن يقرر هل يسمح لـ Leadralia بمراسلة شركات أخرى نيابةً عنه. كانت هي الأسئلة الصحيحة تماماً. وكل من يعرض أن يرسل رسائل بريد إلكتروني باسمك ينبغي أن يجيب عن كل واحد منها بوضوح، وكتابةً.

إليك الإجابات التي قدمناها، لكل من يقف أمام القرار نفسه. وهي تصف طريقة عمل Leadralia اليوم، ولا سيما في طلبات "نقوم بذلك عنك": أنت توافق على الرسالة، ونحن نتولى البحث والإرسال. وحين يكون الجواب الصادق "يتوقف الأمر على الحالة" نقول ذلك صراحة.

هذا المقال معلومات عامة وليس استشارة قانونية. وتبقى الحملة حملتك: تخرج باسمك، وبالنص الذي وافقت عليه، وتبقى أنت المسؤول عنها. وللاطلاع على الخلفية القانونية اقرأ دليلنا عن البريد البارد بين الشركات في ظل اللائحة العامة لحماية البيانات.

1. هل تلتزم الرسائل باللائحة العامة لحماية البيانات وبقواعد التسويق عبر البريد الإلكتروني؟

هناك مجموعتان من القواعد، ومن المفيد التمييز بينهما. فاللائحة العامة لحماية البيانات تحدد هل يجوز جمع بيانات الاتصال الخاصة بالشركات واستخدامها أصلاً. أما القواعد الوطنية للتسويق عبر البريد الإلكتروني فتحدد هل يجوز إرسال رسالة بعينها. والمجموعة الثانية تختلف من بلد إلى آخر، ولهذا خصصنا للسؤال الثاني قسماً مستقلاً.

على صعيد اللائحة، هذا ما تفعله Leadralia:

• بيانات تجارية عامة فقط. تأتي السجلات مما تنشره الشركات عن نفسها: صفحتها العامة على الخريطة وموقعها الإلكتروني. لا قوائم مشتراة، ولا وسطاء بيانات، ولا نبيع البيانات لأحد أبداً.
• أساس قانوني معلن. تُعالج بيانات العملاء المحتملين من الشركات على أساس المصلحة المشروعة، كما يوضح بيان الخصوصية لدينا، ويحق لأي شخص الاعتراض في أي وقت.
• أدوار واضحة. في حملتك أنت المتحكم في البيانات، وLeadralia هي الجهة المعالجة التي تعمل وفق تعليماتك. ويمكن لعملاء الشركات طلب اتفاقية معالجة بيانات.
• الشفافية داخل الرسالة نفسها. تذكر كل رسالة من رسائل الحملة أن بيانات الشركة مأخوذة من مصادر عامة على الإنترنت، وتشرح للقارئ كيف يقول لا.
• حقوق تعمل من دوننا. يستطيع أي شخص طلب الاطلاع أو التصحيح أو الحذف أو الاعتراض عبر صفحة الحقوق المتعلقة بالبيانات، من دون حساب.
• البيانات داخل الاتحاد الأوروبي قدر الإمكان. قاعدة بياناتنا مستضافة في الاتحاد الأوروبي، ورسائل الحملات تُرسل عبر منطقة تابعة للاتحاد الأوروبي.

ما لا تستطيعه أي أداة هو أن تحكم على حملتك بدلاً منك. فمشروعيتها تتوقف أيضاً على ما تعرضه، ولمن، وفي أي بلد. وشروطنا تقول ذلك بوضوح: تحتاج إلى أساس قانوني صحيح للشركات التي تراسلها، وعليك احترام كل طلب لإلغاء الاشتراك.

باختصار. تتأكد Leadralia من أن الأداة تؤدي دورها: المصدر، والإشعار، وطريق الخروج، والحقوق المتعلقة بالبيانات. أما الرسالة والجمهور والمسؤولية عنهما فتبقى لديك.

2. هل يجوز لكم مراسلة شركات لم تعطِ موافقتها قط؟

يتوقف ذلك على البلد، ولن نتظاهر بغير ذلك. يعرض دليلنا عن اللائحة القواعد بلداً بلداً. وهذه ثلاثة أمثلة منه:

• ألمانيا تشترط موافقة مسبقة على الإعلان عبر البريد الإلكتروني، بما في ذلك المستلمون من الشركات.
• هولندا تجعل الموافقة نقطة الانطلاق في الرسائل الموجهة إلى الشركات أيضاً، مع استثناءات ضيقة.
• فرنسا تقبل المراسلة على عنوان مهني إذا كانت الرسالة متصلة بعمل المستلم، وكانت كل رسالة تتيح وسيلة مجانية للاعتراض.

وطلب "نقوم بذلك عنك" يطبق قاعدة لكل بلد قبل إرسال أي شيء:

• ألمانيا مرفوضة. يتوقف نموذج الطلب قبل الدفع. ويفعل الشيء نفسه مع بلدان أخرى يشترط قانونها موافقة مسبقة أو خطوة لا نقدمها بعد، ومع أي بلد لم نراجعه بعد.
• في هولندا وبلجيكا لا يراسل الطلب إلا العنوان العام الذي تنشره الشركة نفسها، مثل info@ أو contact@. ولا يراسل أبداً عنواناً يتضمن اسم شخص، ولا صندوق بريد شخصياً مثل Gmail أو Hotmail.

هذه القواعد تُبقي الطلب في الجزء الأكثر حذراً من الجمهور. وهي إعداد افتراضي حذر، وليست رأياً قانونياً في حملتك. فإن لم تكن متأكداً من أن وضعك يدخل ضمن القواعد، وهذا سؤال في محله في هولندا، فاستشر محامياً في ذلك البلد قبل أن تطلب.

وإذا أطلقت حملة بنفسك من داخل التطبيق، فأنت من يختار البلدان والعناوين، وتقع عليك المسؤولية نفسها.

3. من أين تأتي عناوين البريد الإلكتروني، وهل هي حديثة؟

من الشركات نفسها. يجد البحث على الخريطة العامة الشركات من النوع وفي المنطقة اللذين اخترتهما، مع الاسم والعنوان ورقم الهاتف والموقع الإلكتروني. وعنوان البريد هو العنوان الذي تنشره الشركة على موقعها الخاص، وغالباً في الصفحة الرئيسية أو صفحة التواصل. لا نخمّن أي عنوان من نمط الأسماء أبداً، ولا نشتري أي عنوان.

والقائمة ليست ملفاً قديماً. فالطلب يبدأ البحث بعد أن تدفع، وتُقرأ المواقع الإلكترونية في تلك اللحظة.

وقبل إرسال أي شيء، يمر كل عنوان بسلسلة من الفحوص:

• تُحذف العناوين النموذجية. العناوين التي لم يُملأ قالب الموقع بها قط، مثل example@، ليست صندوق بريد لأحد.
• تُستبعد العناوين التي تخص جهة أخرى. عنوان الدعم لدى منصة إنشاء المواقع أو شركة الاستضافة، أو عنوان وكالة تصميم المواقع، أو صندوق لا يقرؤه أحد مثل noreply@ أو webmaster@. نحن لا نستخدم إلا عنواناً على نطاق الشركة نفسها، أو صندوقاً تستخدمه الشركة بوضوح.
• يجب أن يستقبل النطاق البريد. قبيل كل إرسال مباشرة نتحقق من أن العنوان سليم البنية وأن لنطاقه خادم بريد. والنطاق الذي لا يملك خادماً يُتجاوز ولا يُحتسب أبداً رسالةً مرسلة.
• الإخفاقات السابقة تُحتسب. العنوان الذي ارتد سابقاً لتعذر التسليم يُحظر ولا تُرسل إليه رسائل بعد ذلك.
• الاعتراضات سارية في كل مكان. العنوان الذي ألغى اشتراكه أو طلب حذف بياناته يُتجاوز، أياً كان المرسل.

وبصراحة عن الحدود: لا يستطيع أي فحص أن يثبت أن صندوق البريد يُقرأ، أو أنه سيظل موجوداً غداً. ولهذا يُسجَّل الارتداد النهائي فوراً، ويبقى العنوان الميت محظوراً من تلك اللحظة.

4. كيف تُبعدون الرسائل عن مجلد الرسائل المزعجة وعن القوائم السوداء؟

لا أحد يستطيع أن يعد بأن رسالة لن تصل أبداً إلى مجلد الرسائل المزعجة، ومن يعد بذلك فهو يخمّن. ما نستطيعه هو تجنب كل ما يجعل البريد يُفلتر ويضع المرسلين على القوائم:

• مرسل موثّق. لكل عنوان إرسال نستضيفه سجلات SPF وDKIM، وهي الفحوص التي يتأكد بها مزودو البريد من أن الرسالة تأتي فعلاً من النطاق الذي تدّعيه، كما تنشر نطاقات الإرسال لدينا سياسة DMARC.
• موزع على عدة نطاقات. يُوزَّع العملاء على عدة نطاقات إرسال، حتى لا يحمل نطاق واحد بريد الجميع.
• وتيرة بشرية. يرسل الطلب في أيام العمل وخلال ساعات الدوام بحسب المنطقة الزمنية لمستلميك (من الاثنين إلى الجمعة، من 9:00 إلى 17:00، ما لم تختر غير ذلك). ويوزع حد يومي لكل مرسل الباقة على عدة أيام عمل، كما يسري حد بالساعة على كل نطاق إرسال.
• قوائم نظيفة. تُبقي فحوص السؤال الثالث العناوين الميتة والخاطئة خارج القائمة. ويتلقى كل عنوان رسالة واحدة في كل حملة، حتى إن تشاركته عدة سجلات، ويستبعد الطلب السلاسل التجارية: فنطاق شركة واحد خلف عدة فروع هو مقر رئيسي، ومراسلته مرة عن كل فرع ستكون رسائل مزعجة.
• مرشد لرسالتك. قبل أن تدفع، يراجع نموذج الطلب رسالتك وينبهك إلى ما لا تحبه المرشحات: سطر موضوع بحروف كبيرة، أو أكثر من رابط واحد، أو عبارات مثل "100%"، أو نص طويل أكثر من اللازم.
• مكابح تلقائية. يراقب نظامنا كل نطاق إرسال. وحين ترتفع حالات الارتداد أو الشكاوى من الرسائل المزعجة فوق مستوى آمن، يتوقف الإرسال مؤقتاً إلى أن يراجع أحد الأمر. والعنوان المستضاف يتوقف عند أول شكوى من هذا النوع.
• بريد بسيط وشخصي. يتألف تذييل الرسالة من سطرين قصيرين من النص بلا رابط، حتى تُقرأ الرسالة كأنها شركة تكتب إلى شركة أخرى، لا كأنها نشرة إخبارية. وتحمل الرسائل المرسلة إلى بلجيكا رابطاً لإلغاء الاشتراك أيضاً، لأن القواعد هناك تطلب ذلك.

5. أي اسم وأي عنوان يراه المستلم؟

في طلب "نقوم بذلك عنك" تخرج الرسالة من عنوان إرسال نُعدّه لشركتك:

• اسم المرسل هو اسم شركتك، مأخوذاً من حسابك. وهذا ما يراه المستلم في صندوق الوارد.
• العنوان لك وحدك، على نطاق إرسال نديره نحن. وهو ليس نطاقك الخاص ولا صندوق بريدك اليومي، ولا يرسل منه أي عميل آخر.
• الردود تصل إليك. تذهب إلى عنوان البريد الإلكتروني لحسابك في Leadralia، وتظهر افتراضياً أيضاً في صفحة الردود داخل Leadralia.
• عنوان الرفض عنواننا. العنوان المخصص لكلمة "لا" في أسفل الرسالة يقع على نطاق تابع لـ Leadralia، حتى يصل إلينا الاعتراض دائماً ويُعالج، حتى في غيابك.

لماذا نطاق إرسال منفصل؟ لأنه يُبقي نطاقك الخاص بعيداً عن الأمر. فسمعة العنوان الذي ترسل منه عروض الأسعار والفواتير ليست على المحك، ولا يلزمك إعداد أي شيء من جهتك.

هل تفضل عنوانك الخاص؟ حين تطلق الحملات بنفسك من داخل التطبيق، يمكنك الإرسال من صندوق بريدك: Gmail أو Outlook، أو أي صندوق بريد SMTP، أو نطاقك الخاص.

6. حين يقول أحدهم لا، هل يُحذف تلقائياً؟

نعم. تنتهي كل رسالة من رسائل الحملة بسطر قصير بلغة الرسالة: وصلتك هذه الرسالة بالخطأ أو أزعجتك؟ أرسل كلمة "لا" إلى العنوان المذكور ولن تصلك رسائل أخرى. وهذا العنوان خاص بذلك المستلم وحده.

• كل ما يصل إلى ذلك العنوان يُعد رفضاً. لا نموذج، ولا تسجيل دخول، ولا حاجة إلى ذكر سبب. أما الردود التلقائية، مثل رسائل الغياب عن العمل، فتُتجاهل.
• تتم المعالجة تلقائياً. يُحذف العنوان من بيانات العملاء المحتملين ويُحظر، بالنسبة إليك وإلى كل مرسل آخر على Leadralia. ويحدث الشيء نفسه للعنوان الذي جاءت منه كلمة "لا" إن كان عنواناً آخر.
• بلجيكا تحصل على رابط أيضاً. تحمل الرسائل المرسلة إلى الشركات البلجيكية رابطاً لإلغاء الاشتراك كذلك. يفتح الرابط صفحة تؤكد فيها نقرة واحدة الإلغاء، ولا تصل بعدها أي رسالة من ذلك المرسل.
• الشكوى من الرسائل المزعجة تُحتسب أيضاً. من يضع على رسالة من عنوان مستضاف علامة الرسائل المزعجة يُحظر بالنسبة إلى كل المرسلين على المنصة.
• صفحة الحقوق المتعلقة بالبيانات متاحة في أي وقت. يمكن للشركة أيضاً أن تعترض أو تطلب الحذف عبر صفحة الحقوق المتعلقة بالبيانات. وبعد تأكيد عبر البريد الإلكتروني يسري ذلك على المنصة كلها.

أمر واحد لا يتم تلقائياً: الرد العادي الذي يقول لك "من فضلكم احذفونا من قائمتكم" يصلك كأي رد آخر. والطلب لا يراسل كل عنوان إلا مرة واحدة ولا يرسل رسائل متابعة تلقائية، فلن يخرج من ذلك الطلب شيء آخر على أي حال. ومع ذلك يبقى احترام هذا الطلب في كل ما ترسله لاحقاً مسؤوليتك.

الإجابات الست في لمحة

الخلاصة

هذه الأسئلة الستة اختبار جيد لكل من يعرض أن يرسل البريد نيابةً عنك، ونحن منهم. اطرحها كتابةً، وانتظر إجابات يمكنك التحقق منها.

وإجاباتنا تتلخص في ما يلي: لا شيء سوى ما تنشره الشركات عن نفسها، وعناوين تُفحص قبل الإرسال، ووتيرة بشرية من عنوان موثّق باسمك، وتوقف تلقائي حين يحدث خطأ، وكلمة "لا" تُعالج من المرة الأولى. وما يبقى لديك هو ما لا تستطيع أي أداة أن تتولاه: عرض يهم الشركات التي تراسلها، والحكم بأن حملتك تتوافق مع قواعد البلد الذي ترسل إليه.

إذا أردت أن ترى شكل الطلب قبل أن تدفع أي شيء، أنشئ حساباً مجانياً. لا يُبحث عن شيء ولا يُرسل شيء قبل أن تدفع، ولا تخرج إلا الرسالة التي وافقت عليها.